Mit Subdossiers arbeiten

Subdossier eröffnen

Wählen Sie auf dem Hauptdossier Hinzufügen → Subdossier.

Die Erfassungsmasken von Haupt- und Subdossiers sind identisch (siehe Ein neues Dossier eröffnen). Die federführende Person wird automatisch vom Hauptdossier übernommen, kann aber geändert werden. Unter einem Hauptdossier können beliebig viele Verschachtelungsstufen von Subdossiers eröffnet werden; standardmässig ist dies jedoch auf eine Hierarchiestufe beschränkt.

Subdossier bearbeiten

Die Bearbeitung eines Subdossiers ist identisch zur Bearbeitung von Hauptdossiers (siehe Ein Dossier bearbeiten).

Dossiers mit Subdossiers abschliessen

Regeln für den Abschluss von Dossiers mit Subdossiers

Die folgenden Bedingungen müssen erfüllt sein, damit ein Dossier mit Subdossiers erfolgreich abgeschlossen werden kann:

1. Alle Dokumente müssen eingecheckt sein.
2. Alle Aufgaben müssen abgeschlossen sein.
3. Alle Dokumente und alle Aufgaben müssen in Subdossiers versorgt sein.
4. Alle Subdossiers erhalten automatisch das Ende-Datum des Hauptdossiers. Dieses richtet sich nach dem jüngsten Dokument in den Subdossiers. Falls ein Subdossier ein anderes Ende-Datum haben soll, muss dieses manuell unter Bearbeiten eingetragen werden.

Verschieben von Elementen aus dem Hauptdossier in Subdossiers

Ob Dokumente (bzw. Aufgaben) in Subdossiers versorgt sind oder nicht, ist auf der Ebene des Hauptdossiers unter dem Reiter Dokumente (bzw. Aufgaben) ersichtlich:

In der Auflistung der Dokumente wird angezeigt, welchem Subdossier sie zugeordnet sind. Fehlt eine Angabe, so liegt das Dokument noch in keinem Subdossier.

Verschieben von Dokumenten in ein Subdossier

Markieren Sie das entsprechende Dokument (bzw. mehrere Dokumente) und wählen Sie Weitere Aktionen → Elemente verschieben.

Geben Sie im Textfeld den Titel des Zieldossiers ein (oder navigieren Sie mit dem Knopf Hinzufügen im Ordnungssystem). Mit dem Knopf Verschieben wird das Dokument in das gewählte Subdossier gelegt.

Analog können so auch Aufgaben oder sogar ganze Dossiers verschoben werden.

Abschliessen und Ablegen

Automatisches Abschliessen aller Subdossiers

Wählen Sie auf der Stufe Hauptdossier die Aktion Abschliessen und gehen Sie anschliessend vor, wie beim Abschluss eines Dossiers ohne Subdossiers. Die Subdossiers werden automatisch auch abgeschlossen. Sowohl das Hauptdossier als auch alle Subdossiers erhalten dabei das Datum des jüngsten Dokuments der Subdossiers.

Manuelles Abschliessen der Subdossiers

Die Subdossiers können auch einzeln abgeschlossen werden. Setzen Sie dazu das Ende-Datum manuell ein. Beim Abschliessen des Hauptdossiers bleiben die manuell gesetzten Daten der Subdossiers erhalten, das Hauptdossier erhält das Ende-Datum des jüngsten Dokuments der Subdossiers.

Aufbau der Ablagenummer bei Dossiers mit Subdossiers

Hauptdossier: SKA ARCH-Amt-2011-5

Subdossier 1: SKA ARCH-Amt-2011-5.1

Subdossier 2: SKA ARCH-Amt-2011-5.2

Ein Subdossier wieder öffnen

Wenn ein Subdossier wiedereröffnet werden soll, muss zuerst das Hauptdossier wieder offen sein. Anschliessend kann das Subdossier bearbeitet werden.