Glossar

Ablagestandort
Eindeutig identifizierbarer Standort der analogen oder digitalen Dossiers und/oder Dokumente. [1]
Ablaufsteuerung
Funktionskomponente eines GEVER-Systems zum Zuteilen, Ausführen und Nachverfolgen von Pendenzen und Aktivitäten. Vgl. Geschäftsprozess. [2]
Ablieferung
Vorgang, bei dem archivwürdige Unterlagen dem Archiv abgeliefert werden. [3]
Abschlussdatum
Datum, an welchem das Geschäft oder Teilgeschäft abgeschlossen wurde. [4]
Akte
Siehe Dossier.
Aktenplan
Siehe Ordnungssystem.
Aktenzeichen
Numerisches oder alphanumerisches Zeichen zur eindeutigen Identifikation eines Dossiers oder eines Dokuments. [5]
Aktivität
Bearbeitungsknoten innerhalb eines Vorgangs und Handlungsanweisung, die dem Arbeitsvorrat eines GEVER-Anwenders zugewiesen werden kann. Vgl. Aufgabe. [6]
Antrag
Subtyp einer Aufgabe (Aktivität), bei welcher der empfangende Akteur bzw. Benutzer einen Antrag bzw. ein Gesuch genehmigen / bewilligen oder abweisen bzw. eine Verfügung erlassen muss. Ein Antrag kann zum Beispiel auf einem via Online-Schalter an eine Behörde bzw. Verwaltung, die den dadurch ausgelösten Geschäftsfall intern in OneGov GEVER bearbeitet, beruhen.
Arbeitsvorrat
Siehe Aufgabe.
Archiv
Institution oder Stelle, die Archivgut übernimmt, aufbewahrt, konserviert und zugänglich macht. [7]
Archivgut
Gesamtheit von Unterlagen, die vom zuständigen Archiv zur Aufbewahrung übernommen worden sind oder von anderen Stellen selbstständig archiviert werden. [8]
Archivierung
Tätigkeit, die Aufzeichnungen aus der Verwaltungsarbeit zu Archivgut macht. Dies umfasst die Erfassung, Bewertung, Erschliessung, Erhaltung und die Bereitstellung von Unterlagen. [9]
Archivische Ablieferungsschnittstelle
Ablieferungsschnittstelle für Dossiers und Dokumente aus Geschäftsverwaltungssystemen, Fachanwendungen/Datenbanken und Dateisammlungen an ein Archiv (eCH-0160). Es handelt sich dabei um eine Präzisierung des Submission Information Packages (SIP), einem der Kernkonzepte des OAIS-Archivierungs-Referenzmodells. Die Schnittstelle ist in OneGov GEVER inkl. vollständigem Aussonderungsprozess implementiert und im Einsatz. Siehe auch Standard eCH-0160.
archivwürdig
Eigenschaft von Unterlagen, die aufgrund ihrer juristischen oder administrativen Bedeutung oder eines historisch-sozialwissenschaftlichen Wertes archiviert werden. [10]
Aufbewahrungsfrist
Zeitspanne, bis zu deren Ablauf die Unterlagen aus rechtlichen oder administrativen Gründen aufbewahrt werden müssen.
Aufgabe
Der von OneGov GEVER verwendete Begriff ‚Aufgabe’ fasst die GEVER-Begriffe ‚Geschäftsvorfall’ und ‚Aktivität’ zusammen. Aufgaben lassen sich ineinander verschachteln bzw. in beliebig viele Stufen von Teilaufgaben zerlegen. Des Weiteren sind Aufgaben gemäss Vorlagenprinzip (z.B. als Aufträge, Anträge usw.) typisierbar.
Auftrag
Siehe Aufgabe.
Aussonderung
Aussortierung und Entfernung der abgeschlossenen und für die aktuelle Bearbeitung der Geschäfte nicht mehr benötigten Dossiers aus dem System zur weiteren Aufbewahrung, Vernichtung oder Ablieferung ans Archiv.
Auswertungen
Siehe Geschäftskontrolle.
Benutzer
Mit Zugriffsrechten auf eine OneGov GEVER-Installation ausgestatteter Akteur.
Bewertung
Verfahren zur Ermittlung der Archivwürdigkeit angebotener Unterlagen anhand nachvollziehbarer Kriterien. [11]
Datei
Digital speicherbarer Inhalt eines Dokuments in Dateiform. Dateien können aus OneGov GEVER mittels Office Connector direkt geöffnet und bearbeitet werden.
Dokument
Als Einheit zu behandelnde aufgezeichnete Information oder Objekt. [12]
Dossier
Gesamtheit der zu einem Geschäft gehörenden Unterlagen, die einer Rubrik des Ordnungssystems zugeordnet werden. Ein Dossier entspricht dabei grundsätzlich einem Geschäft, wobei die Dossierbildung auf der Grundlage des Ordnungssystems erfolgt und die Grundstruktur durch Zusammenfassen artverwandter Geschäfte bzw. durch Aufteilung von Dossiers in Subdossiers den jeweiligen Bedürfnissen angepasst werden kann. [13]
Dossierbildung
Erstellung von Dossiers, in denen die Unterlagen zusammengefügt werden, die zu konkreten Geschäftsfällen gehören.
Dossierschnittstelle
E-Government Standardschnittstelle für Dossiers und Dokumente (eCH-0039). Der Standard definiert ein schweizweites Austauschformat für elektronische Dossiers und Dokumente zwischen E-Government-Anwendungen. Geschäftsinformationen können so auf einfache Weise organisationsübergreifend ausgetauscht werden. Siehe auch Standard eCH-0039.
Dossiertyp
Siehe Dossiervorlage.
Dossiervorlage
Das Vorlagenkonzept von OneGov GEVER erlaubt es, Dossiers aufgrund besonderer Anforderungen zu typisieren sowie mit entsprechenden Eigenschaften (Metadaten, Verhaltensmerkmalen) zu versehen.
eCH-0039
Siehe Dossierschnittstelle.
eCH-0147
Siehe GEVER-Schnittstelle.
eCH-0160
Siehe Archivische Ablieferungsschnittstelle.
Ereignis
Siehe Journaleintrag.
Falldossier
Dossiertyp in OneGov GEVER, der einem Geschäftsfall gemäss eCH-0122 bzw. eCH-0177 entspricht.
Federführung
Person oder Organisationseinheit, die für das Geschäft oder Teilgeschäft verantwortlich ist.
Freie Zehnergliederung:
Strukturierungsmethode, nach der ein Ordnungssystem hierarchisch in Gruppen und Rubriken unterteilt wird. Dabei stehen auf der obersten Ebene des Ordnungssystems maximal 10 Positionen (0-9) zur Verfügung. Jede dieser Positionen darf ihrerseits wieder höchstens zehn Unterpositionen haben.
Geschäft
Aufgabe, die von einem Amt oder einem Dienst erledigt wird. Vgl. mit Geschäftsdossier. [14]
Geschäftsdossier
Dossiertyp in OneGov GEVER, der einem Geschäft gemäss I017 und TermDat (GEV09: Geschäft) entspricht.
Geschäftsfall
Konkrete Ausführung eines Prozesses, der durch ein Ereignis ausgelöst wird, aus einer oder mehreren Aktivitäten besteht und eine Aufgabe erfüllt beziehungsweise eine nachgefragte Leistung erbringt. [15]
Geschäftskontrolle
Funktionskomponente eines GEVER-Systems zur Feststellung und Anzeige des Status, des Ablaufs, der Termine und Fristen sämtlicher über GEVER abgewickelten Verwaltungsgeschäfte. [16]
Geschäftsprozess
Funktionsüberschreitende Verkettung wertschöpfender Aktivitäten, die spezifische, vom Kunden erwartete Leistungen erzeugen und deren Ergebnisse strategische Bedeutung für das Unternehmen haben. [17]
geschäftsrelevant
Eigenschaft von Unterlagen, die Informationen enthalten, welche für die Weiterbearbeitung eines Geschäftes respektive für dessen Nachvollziehbarkeit von Bedeutung sind.
Geschäftsvorfall
Prozessgesteuerte Folge von Bearbeitungsschritten, die bei der Leistungserstellung zu einem Geschäft ein definiertes Teilergebnis in einer bestimmten Reihenfolge erzeugen. Vgl. mit Geschäftsdossier.
GEVER-Objekt
Im konzeptionellen Datenmodell des GEVER-Metadatenstandards enthaltene UML-Objektklasse.
GEVER-Schnittstelle
Für den Austausch von Dossiers oder Dokumenten zwischen GEVER-Systemen spezifizierte eCH-0039-Nachrichtengruppe.
GEVER-System
Elektronische Geschäftsverwaltung. System für die Verwaltung der Gesamtheit der Aktivitäten und Regeln für die Planung, Steuerung, Kontrolle und Nachweis von Geschäften in einer Verwaltung.
Inhaltstyp
Im Rahmen von OneGov GEVER verwendetes Synonym für GEVER-Objekt.
Journal
Auflistung von Ereignissen bzw. Journaleinträgen im Rahmen der Geschäftsabwicklung; unterstützt die Nachvollziehbarkeit und Integrität (Fälschungssicherheit) von Geschäftshandeln.
Journaleintrag
Im Journal erfasstes Geschäftsereignis.
Kassation
Siehe Vernichtung.
Kontakt
Kontaktinformationen geben an, wie eine Person oder Organisation erreichbar ist. Sie können Postadressen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, oder Internetadressen enthalten. In OneGov GEVER lassen sich auch verwaltungsexterne, nicht mit Bearbeitungsrechten ausgestattete Personen als Kontakte verwalten.
Meeting
Siehe Sitzung.
Metadaten
Strukturierte Informationen, die eine Informationsressource beschreiben und erklären und damit deren Auffindbarkeit und Verwaltung vereinfachen.
Nachvollziehbarkeit
Erstellung, Erfassung und Aufbewahrung von Informationen über die Bewegung und Nutzung von Dokumenten. [18]
OAIS
Open Archival Information Systems (ISO 14721:2003) ist das zentrale Referenzmodell für die Archivierung digitaler Unterlagen.
OGDS
Das OneGov GEVER Global Directory Service enthält alle Benutzer- und Kontaktdaten und stellt diese Daten dem oder den Mandanten von OneGov GEVER für Abfrageoperationen zur Verfügung. Alle Daten werden dabei historisiert gespeichert, d.h. werden nicht gelöscht, sondern lediglich als inaktiv markiert. Ausserdem werden im OGDS Informationen zu Aufgaben nachgeführt, was speziell für die mandantenübergreifende Zusammenarbeit zentral ist.
OGIP
Engl. OneGov GEVER Improvement Proposal (Verbesserungsvorschlag zu OneGov GEVER). Auf der Basis einer vorstrukturierten Dokumentvorlage können Benutzer, Kunden oder 4teamwork technische und fachliche Verbesserungsvorschläge formulieren, die den Funktionsumfang oder die Bedienung von OneGov GEVER verbessern, ändern oder erweitern. Neben Motivation und Spezifikation der vorgeschlagenen Verbesserung muss der OGIP auch Fragen zu Abgrenzung, Rückwärtskompatibilität zu früheren Releases von OneGov GEVER, Migration und Risikobewertung behandeln. Üblicherweise schliesst der OGIP mit einer groben Kostenzusammenstellung der geplanten Verbesserung. Der OGIP wird danach in der Community im Feedback-Forum diskutiert und gegebenenfalls überarbeitet. Sobald die Finanzierung der Verbesserung (z.B. mittels Crowd Funding) gesichert ist, wird der OGIP durch 4teamwork umgesetzt und in die ordentliche Releaseplanung von OneGov GEVER aufgenommen.
Ordnungsposition
Position im Ordnungssystem.
Ordnungssystem
Das Ordnungssystem bildet alle Aufgaben einer Organisationseinheit ab und verschafft damit einen Überblick über sämtliche Aufgabenbereiche. Es stellt die Grundlage für die strukturierte Ablage von Akten bzw. für die Dossierbildung dar. Weiter ermöglicht das Ordnungssystem die rationelle Verwaltung der Unterlagen, indem es mit zusätzlichen Angaben (Aufbewahrungsfrist, Archivwürdigkeit, Zugriffsrechte etc.) ergänzt wird.
Organisationsvorschriften
Vorschriften, die den Aufbau und den Ablauf der Aktenführung verbindlich regeln.
Pendenz
Siehe Aufgabe, Auftrag.
Projektdossier
Dossier, das auf einer für die Projektführung geeigneten Dossiervorlage beruht.
Protokoll
Das Protokoll hält oder legt fest, zu welchem Zeitpunkt oder in welcher Reihenfolge welcher Vorgang durch wen oder durch was veranlasst wurde oder wird; wird formal als Dokumenttyp auf der Basis einer entsprechenden Dokumentvorlage erzeugt und verwaltet.
Prozess
Siehe Geschäftsprozess.
Records Management System
Informationssystem für die Erfassung und die Verwaltung aufbewahrungspflichtiger und aufbewahrungswürdiger Unterlagen; stimmt mit der Geschäftsverwaltungs-Komponente ‚Aktenführung’ in wesentlichen Belangen überein.
Registraturplan
Veraltet, siehe Ordnungssystem.
registrieren
Dokumente einem Geschäft zuordnen, mit Metadaten versehen (Betreff, Absender, Eingangsdatum usw. ) und ins Ordnungssystem der Organisation integrieren.
Rubrik
Unterste Position im Ordnungssystem, welcher Dossiers zugeordnet werden.
Schutzfrist
In Jahren angegebene Frist, während der ein Dossier nicht frei eingesehen werden kann und die vom Datum des jüngsten Dokuments gerechnet wird.
SIP
Engl. Submission Information Package. Ablieferungspaket, das digitale Unterlagen enthält und ans Archiv abgeliefert wird. OneGov GEVER kann SIP-Pakete automatisch generieren. Siehe auch Archivische Ablieferungsschnittstelle.
Sitzung
Zusammentreten eines beschlussfassenden Gremiums.
Sitzungsdossier
Dossier, das auf einer für die Durchführung von Sitzungen geeigneten Dossiervorlage beruht.
Sitzungsprotokoll
Siehe Protokoll.
Standardablauf
Auf der Basis spezifischer Aufgabenvorlagen vordefinierbare wiederkehrende Aufgabenkette. Standardabläufe können normalerweise (je nach Berechtigungen) durch Personen mit Administrator-Rolle definiert werden.
Subdossier
Element für die Unterteilung eines Dossiers, das eine detailliertere Strukturierung eines Geschäfts ermöglicht.
Themendossier
Dossier, das auf einer für die themenbezogene Zusammenstellung von Unterlagen geschaffenen Dossiervorlage beruht.
Traktandum
Ablauf-Element einer Sitzung, das via Aufgabe(n) bzw. Antrag / Auftrag mit Geschäftsdossiers oder Dossiers weiterer Dossiertypen verknüpft werden kann.
Unterdossier
Siehe Subdossier.
Unterlagen
Geschäftsrelevante Informationen, unabhängig vom Informationsträger, welche bei der Erfüllung öffentlicher Aufgaben erstellt oder empfangen werden. [19]
Vernichtung
Definitive Zerstörung von nicht archivwürdigen Unterlagen.
Vorgang
Alle Aktivitäten, die zu einem Geschäft gehören und durch einen Anfangs- und Endpunkt abgegrenzt sind. Vgl. Aufgabe. [20]
vorregistrieren
Dokumente mit Metadaten versehen und an die gemäss Organisationsvorschriften zuständige Stelle bzw. an die zuständigen Mitarbeitenden zur Registrierung weiterleiten. In OneGov GEVER erfolgt die Vorregistrierung im Posteingang oder in der persönlichen Ablage. [21]

Quellenangaben

[1]TERMDAT:GEV09:Ablagestandort, abgerufen am 28. Februar 2017.
[2]TERMDAT:GEV09:Ablaufsteuerung, abgerufen am 02. März 2017.
[3]TERMDAT:GEV09:Ablieferung, abgerufen am 02. März 2017.
[4]TERMDAT:GEV09:Abschlussdatum, abgerufen am 02. März 2017.
[5]TERMDAT:GEV09:Aktenzeichen, abgerufen am 02. März 2017.
[6]TERMDAT:GEV09:Aktivität, abgerufen am 02. März 2017.
[7]TERMDAT:GEV09:Archiv, abgerufen am 02. März 2017.
[8]TERMDAT:GEV09:Archivgut, abgerufen am 02. März 2017.
[9]TERMDAT:GEV09:Archivierung, abgerufen am 02. März 2017.
[10]TERMDAT:GEV09:archivwürdig, abgerufen am 02. März 2017.
[11]TERMDAT:GEV09:Bewertung, abgerufen am 02. März 2017.
[12]TERMDAT:GEV09:Dokument, abgerufen am 02. März 2017.
[13]TERMDAT:GEV09:Dossier, abgerufen am 02. März 2017.
[14]TERMDAT:GEV09:Geschäft, abgerufen am 02. März 2017.
[15]TERMDAT:GEV12:Geschäftsfall, abgerufen am 02. März 2017.
[16]TERMDAT:GEV09:Geschäftskontrolle, abgerufen am 02. März 2017.
[17]TERMDAT:GEV09:Geschäftsprozess, abgerufen am 02. März 2017.
[18]TERMDAT:GEV09:Nachvollziehbarkeit, abgerufen am 02. März 2017.
[19]TERMDAT:GEV09:Unterlagen, abgerufen am 02. März 2017.
[20]TERMDAT:GEV09:Vorgang, abgerufen am 02. März 2017.
[21]TERMDAT:GEV12:vorregistrieren, abgerufen am 02. März 2017.