Mit Dossiervorlagen arbeiten

Dossiervorlagen eignen sich, um Dossiers vom gleichen Typ (z.B. Baugesuch) jeweils gleich aufzubauen. Wichtig dabei ist, dass es sich bei der Erstellung eines Dossiers ab Vorlage danach um ein eigenständiges Dossier handelt, welches nicht mehr auf die Vorlage referenziert wird.

Das Feature kann ab Version 2017.2 aktiviert werden.

Erstellung Dossiervorlage

Unter Vorlagen findet sich der Reiter “Dossiervorlagen”. Benutzer mit der Berechtigung, Dokumentvorlagen zu erstellen, können ebenfalls Dossiervorlagen erstellen.

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Eine neue Dossiervorlage kann unter “Hinzufügen” ergänzt werden.

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In der sich öffnenden Maske können folgende Felder abgefüllt werden:

  • Titelhilfe: Im Feld Titelhilfe kann eine Empfehlung für den Titel

    angegeben werden, damit alle Dossiers aus dieser Vorlage im gleichen Stil benannt werden.

  • Titel: Titel der Dossiervorlage

  • Beschreibung: Beschreibung des Einsatzes der Dossiervorlage

  • Schlagworte: Zur Umschreibung des Dossiers können Schlagworte gesetzt

    werden. Dabei können folgende beiden Optionen angewählt werden:

  • Checkbox “Schlagworte vorausfüllen”:

    Durch Aktivieren dieser Option werden bei der Erstellung des Dossiers ab Vorlage die angegebenen Schlagworte bereits vorausgefüllt.

  • Checkbox “Schlagwortkatalog einschränken””:

    Durch Aktivieren dieser Option stehen bei der Erstellung des Dossiers ab Vorlage nur noch die in der Vorlage angegebenen Schlagworte zur Auswahl. Der Benutzer kann dadurch auch keine neuen Schlagworte erfassen.

  • Kommentar: Zusätzliche Bemerkungen können im Kommentar-Feld gemacht werden.

Zuletzt die Aktion mit “Speichern” abschliessen. Ab diesem Zeitpunkt kann die Dossiervorlage von allen OneGov GEVER-Benutzern des Mandanten eingesetzt werden. (Insofern keine Einschränkung definiert wurde. Siehe dazu Abschnitt “Einschränkung der Dossiervorlage”.)

Bemerkung

  • Wird bei der Dossiervorlage eine Titelhilfe definiert, dann wird beim Hinzufügen der Dossiervorlage der Titel NICHT übernommen.
  • Wird bei der Dossiervorlage KEINE Titelhilfe definiert, dann wird der Dossiertitel beim Hinzufügen der Dossiervorlage verwendet.

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Einsatz Dossiervorlage

Zum Einfügen einer Dossiervorlage auf gewünschter Ordnungspositonsstufe oben rechts auf “Hinzufügen” klicken und Geschäftsdossier aus Vorlage anwählen.

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Danach erscheinen die für diese Ordnungsposition zugelassenen Dossiervorlagen. Gewünschte Dossiervorlage anklicken.

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Danach öffnet sich die bekannte Dossiermaske mitsamt Hinweisen auf den Titel sowie den definierten Schlagworten. (Im Beispiel unten wurde definiert, dass die Schlagworte nicht vorausgefült werden, aber nur jene welche im Vorlagendossier definiert wurden, ausgewählt werden können.)

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Einschränkung der Dossiervorlage

Benutzer welche die Rolle besitzen, neue Ordnungspositionen zu ergänzen, können ebenfalls den Einsatz der Geschäftsdossiervorlagen einschränken. Dazu muss auf gewünschter Ordnungspositionsstufe auf “Bearbeiten” geklickt werden. Folgende Bearbeitungsmaske öffnet sich:

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Per Default ist die Checkbox “Hinzufügen von Geschäftsdossiers erlauben” angewählt. Wird dies deaktiviert, können nur noch Dossiers aus einer Vorlage hinzugefügt werden.

Der Abschnitt “Erlaubte Dossiervorlagen” bietet die Möglichkeit, die Anzeige der Dossiervorlage einzuschränken. Dazu kann über “Durchsuchen” zu den gwünschten Dossiervorlagen navigiert und diese angewählt werden.

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Im nachstehenden Beispiel unten wird die Situation simuliert, wenn die Checkbox “Hinzufügen von Geschäftsdossiers erlauben” deaktiviert ist und die Anzeige der Dossiers auf Baugesuch Mitte und Bauprojekt Klein eingeschränkt wurde.

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