Ein Dossier bearbeiten

Metadaten eines Dossiers bearbeiten

Klickt man auf Bearbeiten, öffnet sich die Dossiermaske, und die Eigenschaften (Metadaten des Dossiers) können bearbeitet werden.

Deckblatt oder Geschäftsdetails ausdrucken

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Über Aktionen kann das Deckblatt oder die Geschäftsdetails gedruckt werden.

Dossier-Eigenschaften anzeigen

Wählt man die Aktion Eigenschaften anzeigen, werden sämtliche Metadaten des Dossiers angezeigt. Referenzierte Dossiers können von hier aus direkt ausgewählt werden.

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Einem Dossier Beteiligte hinzufügen

In OneGov GEVER werden standardmässig vier Dossier-Rollen unterschieden. Obligatorisch ist nur die Rolle „Federführung“. Weitere Rollen können fakultativ zu Dokumentationszwecken vergeben werden.

Dossier-Rolle Erläuterung
Federführung Verantwortliche(r) SachbearbeiterIn, führt das Dossier, ist für die Vollständigkeit des Dossierinhalts verantwortlich.
Mitwirkung Interne oder externe Beteiligte, die an der Durchführung des Geschäfts aktiv beteiligt sind.
Schlusszeichnung Besondere Form der Mitwirkung.
Kenntnisnahme Keine aktive Beteiligung am Geschäft, erhaltene Dokumente dienen lediglich der Information.

Bemerkung

  • Federführend ist immer eine Person aus dem eigenen Mandanten
  • Weitere Beteiligte können aus demselben oder aus einem anderen Mandanten stammen. Externe Beteiligte können ebenfalls ausgewählt werden, vorausgesetzt sie sind unter dem Anwendungsbereich Kontakt erfasst.
  • Eine Beteiligung hat keine zusätzlichen Zugriffsrechte auf das Dossier zur Folge.

Während die Federführung direkt in der Eingabemaske des Dossiers eingegeben wird, werden die übrigen Beteiligungen über Hinzufügen → Beteiligung hinzufügen oder über den Dossier-Reiter Beteiligungen ergänzt.

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Zunächst wird die gewünschte Person ausgewählt und ihr danach die entsprechende Rolle zugewiesen. Die Beteiligung wird schliesslich mit Erstellen erstellt.

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Ein Dossier abschliessen und ablegen

Die Möglichkeit, Dossiers abzuschliessen ist je nach Konfiguration allen Benutzern zugänglich oder aber nur für speziell berechtigte Sachbearbeiter/innen. Ansonsten erscheint diese Aktion nicht.

Wählen Sie die Aktion Abschliessen:

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Darauf erscheint folgendes Formular:

  1. Ablage-Präfix: Im Pulldownmenü kann eine Ablage ausgewählt werden, z.B. Amt, Leitung, Direktionssekretariat, Regierungsrat.

  2. Ende: OneGov GEVER schlägt als Ende-Datum das Datum des jüngsten Dokuments im Dossier vor (sofern Dokumente im Dossier vorhanden sind). Dieses Datum kann mit dem Kalender angepasst werden. (Das Ende-Datum kann auch direkt im Geschäftsdossier über Bearbeiten eingetragen werden.)

  3. Ablage-Jahr: Das Ablage-Jahr entspricht dem Jahr, in dem das jüngste Dokument des Dossiers erstellt wurde. OneGov GEVER schlägt das Ablagejahr automatisch vor, sofern im Dossier Dokumente vorhanden sind; ansonsten muss es manuell eingetragen werden.

  4. Aktion: Beim Abschliessen kann zwischen zwei Aktionen gewählt werden:

    • Abschliessen und Ablagenummer vergeben: Beim Speichern wird das Dossier in den Status Abgeschlossen gesetzt und die Ablagenummer automatisch vergeben. Pro Ablage wird eine eigene Nummernserie geführt.

      Aufbau der Ablagenummer:

      Mandantenbezeichnung (1), Ablage (2), Ablagejahr (3), Laufnummer (4)

    • Nur abschliessen (keine Ablagenummer vergeben): Das Dossier wird in den Status Abgeschlossen gesetzt, ohne dass eine Ablagenummer vergeben wird.

Mit dem Speichern werden die Informationen in der Byline angepasst:

Regeln für den Abschluss eines Dossiers:

  • Abschluss eines elektronischen Dossiers, wenn kein physisches Dossier vorhanden ist:

    1. Aktion “Abschliessen” wählen

    2. Feld Ablage: Direktionssekretariate: Ablage Direktionssekretariat oder Regierungsrat setzen (Ablagejahr stehen lassen). Die Vergabe der Ablage ist notwendig, damit man unterscheiden kann, ob es sich um ein Regierungsrats- oder ein Direktionsgeschäft handelt.

      Amtsstellen: Ablage ausfüllen, wenn zur Unterscheidung der Geschäftsart sinnvoll.

    3. Ablagejahr stehen lassen

    4. Keine Ablagenummer vergeben (Aktion “Nur abschliessen, keine Ablagenummer vergeben”)

  • Abschluss eines elektronischen Dossiers, wenn ergänzend oder massgebend ein physisches Dossier vorhanden ist:

    1. Aktion “Abschliessen” wählen
    2. Ablage und Ablagenummer vergeben, Vergabe des Ablagejahres bestätigen bzw. korrigieren
    3. Physisches Dossier entsprechend ablegen

Ein Dossier wieder eröffnen und wieder ablegen

Dossiers wieder eröffnen können (je nach Konfiguration) nur Personen mit Sekretariatsrechten bzw. Sachbearbeiter/innen mit entsprechender Berechtigung. Um ein Dossier wieder zu reaktivieren, wählen Sie Aktionen → Wieder öffnen. Dadurch wird der Status wieder In Bearbeitung gesetzt, und das Dossier kann weiterbearbeitet werden.

Nehmen Sie die gewünschten Änderungen im Dossier vor und wählen Sie Aktionen → Abschliessen.

Falls sich das Ablagejahr nicht verändert hat, wählen Sie Abschliessen und die existierende Ablagenummer verwenden. Andernfalls wählen Sie Abschliessen und Ablagenummer neu vergeben. Einmal gelöschte Ablagenummern stehen nicht mehr zur Verfügung.

Ein Dossier stornieren

Wurde ein Dossier versehentlich eröffnet, kann es mit Aktionen → Stornieren storniert werden. Stornierte Dossiers können nicht mehr bearbeitet werden. Personen mit Sekretariatsrechten bzw. Sachbearbeiter/innen mit entsprechender Berechtigung können (je nach Konfiguration) stornierte Dossiers wieder aktivieren (Aktionen → Aktivieren).

Wer hat Zugriff auf das Dossier – der Reiter „Info“

Unter dem Reiter Info ist ersichtlich, welche Gruppen auf das Dossier Zugriff haben.

Klickt man auf eine Gruppe, werden die Mitglieder angezeigt.

Die Berechtigungen werden auf Stufe Ordnungsposition vergeben und von dort auf die korrespondierenden Dossiers vererbt.

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Wer hat wann, was gemacht – der Reiter „Journal“

Unter dem Reiter Journal wird angezeigt, wer wann welche Veränderungen am Dossier vorgenommen hat. Das Journal dient der Nachvollziehbarkeit. Es kann nicht bearbeitet werden.

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ZIP-Export

Ein komplettes Dossier kann als ZIP-Datei verpackt und heruntergeladen werden.

  1. Navigieren Sie in das Dossier, welches Sie exportieren wollen.
  2. Öffnen Sie das “Aktionen” Menü und klicken auf “Als ZIP-Datei exportieren”
  3. Wählen Sie den Speicherort für die ZIP-Datei aus.

Bemerkung

Es besteht ebenfalls die Möglichkeit, eine Auswahl von Dokumenten als ZIP-Datei zu exportieren. Die Anleitung hierzu finden Sie unter ZIP-Export.