OneGov GEVER Release 2017.1

Mit diesem Major-Release beschreitet OneGov GEVER neue Wege im Records Management und bietet zahlreiche Neuerungen. Nebst den vielfältigen Möglichkeiten von Dossiervorlagen, einem persönlichen Ablagebereich, Notizmöglichkeiten sowie Dossier-Tagging mittels Schlagwörtern steht nun der vollständige Aussonderungsprozess von Dossiers mittels Standardschnittstelle eCH-0160 zur Verfügung.

Über die neu definierte Importspezifikation OGGBundle können bestehende Datenbestände aus Drittsystemen noch unkomplizierter in OneGov GEVER übernommen werden. Die überarbeitete Version des OfficeConnectors für Windows sowie Mac OS X bietet eine noch stärkere Integration in die Office Umgebung des Benutzers.

Schlagwörter

Das Tagging von Dossiers (oder Dossiervorlagen) kann neu deutlich komfortabler vorgenommen werden. Dabei werden bereits vergebene Schlagwörter automatisch zur Auswahl vorgeschlagen. Zudem kann über die Suche mittels Schlagwörtern nach Dossiers gesucht werden. Die Schlagwörter eines Dossiers werden neu auch im Übersichtsreiter des Dossiers eingeblendet.

Dossiervorlagen

Vordefinierte Dossiervorlagen eröffnen neue Möglichkeiten, um gleichartige Geschäfte auf die gleiche Art und Weise zu erfassen und zu strukturieren. So können für typische Geschäftsfälle (z.B. Informatikprojekt, Baugesuch, Personaldossier, etc.) sogenannte Dossiervorlagen im Vorlagenbereich von OneGov GEVER erstellt werden. Eine Dossiervorlage kann dabei beliebige Subdossiers und Dokumente beinhalten, die dann bei der Erstellung eines Dossiers im Ordnungssystem ab dieser Vorlage kopiert werden. So kann sichergestellt werden, dass gleichartige Geschäfte in OneGov GEVER immer gleich strukturiert werden.

Damit die Titel gleichartiger Geschäfte immer gleich aufgebaut werden, kann in der Dossiervorlage zusätzlich eine Titelhilfe (z.B. “<Personalnummer> - <Nachname>, <Vorname> - <Geburtsdatum in der Form TT.MM.JJJJ>”) hinterlegt werden, die dem Benutzer bei der Erstellung eines neuen Dossiers aus einer Vorlage angezeigt wird. Dies hilft ihm oder ihr, alle relevanten Informationen eines Geschäfts im Titel des Dossiers aufzuführen, wobei der Titel immer gleich aufgebaut wird (z.B. “04329.1 - Muster, Hans - 18.09.1980”).

Jede Dossiervorlage kann bereits vordefinierte Schlagwörter (“Personaldossier”, “Baugesuch”, etc.) besitzen, die bei Dossiererstellung entweder automatisch vergeben werden oder zur Auswahl stehen.

Im Vorlagenbereich können beliebig viele Dossiervorlagen durch entsprechend berechtigte Benutzer erstellt und gepflegt werden. Ausserdem kann der Records Manager pro Rubrik im Ordnungssystem die Auswahl an möglichen Dossiervorlagen beschränken, so dass in dieser Rubrik nur noch neue Dossiers gemäss erlaubten Dossiervorlagen erstellt werden können.

Dossierkommentare

Kommentare und kurze persönliche Notizen zu einem Geschäft können neu sehr rasch über den Reiter Dossier-Übersicht erfasst werden. Das Notizblock-Symbol neben dem Dossiertitel zeigt auf einen Blick, ob zum Dossier bereits Notizen vorhanden sind. Dabei kann das Kommentarfeld direkt durch Anklicken des Symbols aufgerufen und bearbeitet werden.

Persönliche Ablage

Neu kann für jeden Benutzer mit der persönlichen Ablage ein persönlicher Ablagebereich für Dokumente eingerichtet werden. Dort kann der Benutzer Dokumente und E-Mails ablegen (vorregistrieren), ohne sich bereits über den konkreten Ablageort innerhalb des Ordnungssystems Gedanken machen zu müssen. Die Dokumente können danach aus der persönlichen Ablage, die nur dem Benutzer selber zugänglich ist, in ein Dossier innerhalb des Ordnungssystems verschoben werden.

Der zur Verfügung stehende Speicherplatz pro persönliche Ablage kann limitiert werden (z.B. auf 200 MB), wobei der Benutzer bereits vor Erreichen der Speicherbegrenzung gewarnt wird, falls sein persönlicher Speicherplatz knapp wird. Ist der Speicher ausgeschöpft, kann der Benutzer keine weiteren Dokumente mehr hinzufügen.

Aussonderung

Als optional aktivierbares Modul wird neu in OneGov GEVER auch der komplette Aussonderungsprozess von Dossiers unterstützt! Von der Angebotserstellung über die Angebotsbewertung bis hin zur SIP-Paketierung gemäss Standard eCH-0160 wurde der gesamte Prozess inkl. automatischer Erzeugung von archivtauglichen Dokumentformaten vollständig in OneGov GEVER integriert.

Der Aussonderungsprozess wurde von 4teamwork gemeinsam mit mehreren Staatsarchiven entwickelt und umgesetzt. Da sich der Aussonderungsprozess sehr umfangreich gestaltet, wird an dieser Stelle für weitere Informationen auf die Online-Dokumentation verwiesen.

Sitzungs- und Protokollverwaltung

Alle Unterlagen zu einer Sitzung können neu als Zip-Datei heruntergeladen werden. Die Zip-Datei beinhaltet neben der Traktandenliste das Vorprotokoll sowie sämtliche Beilagen zu den Traktanden. Dies erleichtert die Sitzungsvorbereitung, da alle Sitzungsunterlagen als Zip-Datei an die Teilnehmenden verteilt werden können.

Office Connector

Der Office Connector wurde noch weiter ausgebaut, so dass nach der Bearbeitung von Dokumenten diese über den Office Connector direkt eingecheckt werden können. Zudem können Dokumente aus OneGov GEVER über Outlook versendet werden, wobei eine Kopie der versendeten E-Mails automatisch wieder in OneGov GEVER abgelegt wird.

Der Office Connector Windows ist abwärtskompatibel zum bestehenden External Editor, bietet aber deutlich weitergehende Möglichkeiten bei der Bearbeitung von Dokumenten.

Importspezifikation OGGBundle

Mit sog. OGGBundles (kurz für OneGov GEVER Bundle) bieten wir neu ein standardisiertes Importformat für den initialen Datenimport in OneGov GEVER an. Über ein Bundle können beim Aufsetzen von OneGov GEVER Daten in einer für grosse Datenmengen optimierten Pipeline importiert werden. Dies macht eine Datenmigration aus einem Drittsystem nach OneGov GEVER noch viel einfacher.

Die aktuelle Spezifikation des OGGBundle ist in der Entwicklerdokumentation öffentlich verfügbar.

Weitere Anpassungen und Neuerungen

Der Release enthält weitere zahlreiche kleinere Anpassungen und Bugfixes, u.a.:

• Falls noch kein End-Datum eines Dossiers eingegeben wurde, wird dieses beim Abschliessen des Dossiers automatisch gesetzt.
• Wird ein bereits abgeschlossenes Dossier wieder eröffnet oder ein storniertes Dossier reaktiviert, so wird das End-Datum wieder zurückgesetzt.