Mit Standardabläufen arbeiten

Was ist ein Standardablauf?

Wiederkehrende Aufgabenketten (z.B. vorgegebene Projektschritte) können in OneGov GEVER unter der Anwendungskomponente Vorlagen hinterlegt werden. Diese vordefinierten Aufgabenketten bzw. Aufgabenfolgen werden Standardabläufe genannt.

Die Erstellung und Bearbeitung von Standardabläufen ist Benutzenden, welche für die Vorlagen-Verwaltung berechtigt sind, vorbehalten. Oft sind dies gleichzeitig auch die Administratoren. Daher wird die Erstellung von Standardabläufen in der Admin-Dokumentation behandelt.

Klickt man auf einen Standardablauf unter Vorlagen, werden die einzelnen Aufgaben und deren Details angezeigt:

1. Titel der Aufgabe
2. Auftragstyp
3. Auftraggeber
4. Auftragnehmer
5. Frist in Arbeitstagen ab Auslösung der Aufgabe
6. Vorselektion: Angabe, ob die Aufgabe automatisch ausgewählt werden soll, wenn man den Standardablauf in einem Dossier auslöst.

Parallele und sequenzielle Abläufe

Es wird zwischen parallelen und sequenziellen Standardabläufen unterschieden. Parallel bedeutet in diesem Fall, dass mehrere Aufgaben gleichzeitig ausgelöst werden. Sequenziell bedeutet, dass alle Aufgaben erstellt, aber nacheinander ausgelöst werden. Dabei gilt, dass die nächste Aufgabe erst ausgelöst wird, wenn die Aufgabe davor abgeschlossen wurde. Der Benutzer kann im Dropdown wählen, welchen Ablauftyp er benutzen möchte.

Der Ablauftyp (sequenziell oder parallel) wird durch den Ersteller des Standardablaufs definiert und kann bei der Auslösung nicht übersteuert werden. Auf die Unterschiede der beiden Ablauf-Typen wird weiter unten noch genauer eingegangen.

Einen Standardablauf auslösen

Wählen Sie innerhalb eines Dossiers oder Subdossiers Hinzufügen → Standardablauf auslösen.

Wählen Sie den gewünschten Standardablauf aus und klicken Sie Weiter.

Die in der Vorlage mit Vorselektiert bezeichneten Aufgaben sind bereits ausgewählt. Mit der gedrückten Ctrl-Taste können weitere Aufgaben hinzu- oder weggeklickt werden.

In einem weiteren Schritt müssen die Auftragnehmer der einzelnen Aufgaben definiert werden. Enthält die Aufgabenvorlage bereits einen Vorschlag für den Auftragnehmer, wird dieser selektiert. Dieser kann aber auch übersteuert werden.

Mit Speichern werden die ausgewählten Aufgaben ins Dossier übernommen. Nun stehen die Aufgaben wie gewohnt zur weiteren Bearbeitung bereit (siehe Mit Aufgaben arbeiten). Ab hier werden auch die Unterschiede von einem parallelen zu sequenziellen Ablauf vorallem beim Status deutlich.

Beim Auslösen eines parallelen Standardablaufs wird eine Hauptaufgabe mit mehreren Unteraufgaben erstellt. Auf der Hauptaufgabe ist ersichtlich, dass es sich um einen parallelen Standardablauf handelt. Wird ein paralleler Standardablauf ausgelöst, so werden alle Aufgaben automatisch in den Status “Offen” versetzt und stehen somit zur gleichzeitigen Bearbeitung bereit.

Beim Auslösen eines sequenziellen Standardablaufs wird ebenfalls eine Hauptaufgabe mit mehreren Unteraufgaben erstellt. Auf der Hauptaufgabe ist ersichtlich, dass es sich um einen sequenziellen Standardablauf handelt. Wird ein sequenzieller Standardablauf ausgelöst, so wird die erste Aufgabe im Ablauf automatisch geöffnet, alle weiteren werden im Zustand «Geplant» initialisiert- Die geplanten Aufgaben sind schon sichtbar, aber werden nicht als pendent aufgelistet. Wird eine Aufgabe erledigt, so wird die nächste Aufgabe im Ablauf automatisch geöffnet resp. in den Status “Offen” versetzt und somit sichtbar.

Zu beachten bei sequenziellen Aufgaben

• Wird eine Aufgabe abgelehnt, wird sie dem Auftraggeber zugewiesen. Dieser hat die Möglichkeit, die Aufgabe wieder zu öffnen (und dann «Neu zuweisen», «Abschliessen»). Bei sequenziellen Aufgaben besteht zudem die Möglichkeit, die Aufgabe zu «überspringen».

• Auf der Ansicht der Hauptaufgabe eines sequenziellen Standardablaufs kann in der Auflistung der Teilaufgaben direkt eine neue Aufgabe eingefügt werden. Der Standardablauf kann also individuell ergänzt werden. Das anschliessend geöffnete Hinzufügen-Formular der Aufgabe verhält sich wie das normale Aufgaben-Formular und fügt sich automatisch in den Standardablauf ein.