Einen Standardablauf erstellen

Standardablauf generell

Wiederkehrende Aufgabenketten können unter Vorlagen hinterlegt werden. Diese vordefinierten Aufgabenfolgen werden Standardabläufe genannt. Diese können nur durch (Admin-)Benutzer, welche im Vorlagenbereich schreibberechtigt sind, erstellt oder bearbeitet werden. Sie können aber durch alle Benutzer in den jeweiligen Dossiers ausgelöst werden. Details zum Auslösen finden Sie daher in der Benutzerdokumentation.

Standardablauf erstellen

Dazu kann wie gewohnt unter Vorlagen->Hinzufügen ein neuer Standardablauf erstellt werden.

In der allgemeinen Maske wird dem Standardablauf einen Titel gegeben sowie ein kurzer, optionaler Beschrieb hinzugefügt.

Es wird zwischen parallelen und sequenziellen Standardabläufen unterschieden. Parallel bedeutet in diesem Fall, dass mehrere Aufgaben gleichzeitig ausgelöst werden. Sequenziell bedeutet, dass alle Aufgaben erstellt, aber nacheinander ausgelöst werden. Dabei gilt, dass die nächste Aufgabe erst ausgelöst wird, wenn die Aufgabe davor abgeschlossen wurde. Der Benutzer kann im Dropdown wählen, welchen Ablauftyp er benutzen möchte.

Danach können beliebig viele Aufgabenvorlagen hinzugefügt werden. Diese werden via Hinzufügen->Aufgabenvorlage hinzugefügt.

Die Eingabemaske ist analog der normale Aufgaben auszufüllen.

Zu beachten bei der Eingabe des Auftragnehmers

Bei der Eingabe von Auftraggeber und Auftragnehmer stehen neben den registrierten Benutzern und Eingangskörben der OneGov GEVER Installation auch sogenannte Rollen zur Verfügung. Das bietet den Vorteil, dass bei der Vorlagen-Erfassung noch keine konkrete Person hinterlegt werden muss, sondern in einem ersten Schritt nur eine Rolle wie Federführend oder Sachbearbeitung.

Erst beim Auslösen des Standardablaufs in einem Dossier werden dann die Rollen automatisch durch konkrete Benutzer ersetzt. Die federführende Person entspricht dann dem Benutzer, der im entsprechenden Dossier die Federführung inne hat. Der Sachbearbeiter entspricht dem Benutzer, der den Standardablauf auslöst.

Die Auftragnehmer einer Aufgabenvorlage sollten als Vorschlag für den Sachbearbeiter, welcher den Standardablauf auslöst, verstanden werden. Sie können von ihm bei der Auslösung übersteuert werden. So ist es auch möglich, kein Auftragnehmer zu definieren.

Reihenfolge

Nachdem die Aufgabenvorlage gespeichert wurde, erscheint diese automatisch im Standardablauf. Danach können beliebg viele weitere Aufgabenvorlagen erstellt werden. Per Drag’n’Drop kann die Reihenfolge (primär relevant bei sequenziellen Abläufen) verändert werden.

Aktivierung

Ein Standardablauf muss nach Erfassung über Aktionen->Aktivieren aktiviert werden, damit dieser dann in der Auswahl in einem Dossier resp. Subdossier erscheint.

Nun kann der Standardablauf wie in der Benutzerdokumentation beschrieben hinzugefügt und ausgelöst werden.