Glossar ======= .. glossary:: Ablagestandort Eindeutig identifizierbarer Standort der analogen oder digitalen Dossiers und/oder Dokumente. [#ablagestandort]_ Ablaufsteuerung Funktionskomponente eines GEVER-Systems zum Zuteilen, Ausführen und Nachverfolgen von Pendenzen und Aktivitäten. Vgl. :term:`Geschäftsprozess`. [#ablaufsteuerung]_ Ablieferung Vorgang, bei dem archivwürdige Unterlagen dem Archiv abgeliefert werden. [#ablieferung]_ Abschlussdatum Datum, an welchem das Geschäft oder Teilgeschäft abgeschlossen wurde. [#abschlussdatum]_ Akte Siehe :term:`Dossier`. Aktenplan Siehe :term:`Ordnungssystem`. Aktenzeichen Numerisches oder alphanumerisches Zeichen zur eindeutigen Identifikation eines Dossiers oder eines Dokuments. [#aktenzeichen]_ Aktivität Bearbeitungsknoten innerhalb eines Vorgangs und Handlungsanweisung, die dem Arbeitsvorrat eines GEVER-Anwenders zugewiesen werden kann. Vgl. :term:`Aufgabe`. [#aktivitaet]_ Antrag Subtyp einer Aufgabe (Aktivität), bei welcher der empfangende Akteur bzw. Benutzer einen Antrag bzw. ein Gesuch genehmigen / bewilligen oder abweisen bzw. eine Verfügung erlassen muss. Ein Antrag kann zum Beispiel auf einem via Online-Schalter an eine Behörde bzw. Verwaltung, die den dadurch ausgelösten Geschäftsfall intern in OneGov GEVER bearbeitet, beruhen. Arbeitsvorrat Siehe :term:`Aufgabe`. Archiv Institution oder Stelle, die :term:`Archivgut` übernimmt, aufbewahrt, konserviert und zugänglich macht. [#archiv]_ Archivgut Gesamtheit von :term:`Unterlagen`, die vom zuständigen :term:`Archiv` zur Aufbewahrung übernommen worden sind oder von anderen Stellen selbstständig archiviert werden. [#archivgut]_ Archivierung Tätigkeit, die Aufzeichnungen aus der Verwaltungsarbeit zu :term:`Archivgut` macht. Dies umfasst die Erfassung, :term:`Bewertung`, Erschliessung, Erhaltung und die Bereitstellung von Unterlagen. [#archivierung]_ Archivische Ablieferungsschnittstelle Ablieferungsschnittstelle für Dossiers und Dokumente aus Geschäftsverwaltungssystemen, Fachanwendungen/Datenbanken und Dateisammlungen an ein Archiv (eCH-0160). Es handelt sich dabei um eine Präzisierung des Submission Information Packages (:term:`SIP`), einem der Kernkonzepte des :term:`OAIS`-Archivierungs-Referenzmodells. Die Schnittstelle ist in OneGov GEVER inkl. vollständigem Aussonderungsprozess implementiert und im Einsatz. Siehe auch `Standard eCH-0160 `_. archivwürdig Eigenschaft von :term:`Unterlagen`, die aufgrund ihrer juristischen oder administrativen Bedeutung oder eines historisch-sozialwissenschaftlichen Wertes archiviert werden. [#archivwuerdig]_ Aufbewahrungsfrist Zeitspanne, bis zu deren Ablauf die Unterlagen aus rechtlichen oder administrativen Gründen aufbewahrt werden müssen. Aufgabe Der von OneGov GEVER verwendete Begriff ‚Aufgabe’ fasst die GEVER-Begriffe ‚Geschäftsvorfall’ und ‚Aktivität’ zusammen. Aufgaben lassen sich ineinander verschachteln bzw. in beliebig viele Stufen von Teilaufgaben zerlegen. Des Weiteren sind Aufgaben gemäss Vorlagenprinzip (z.B. als Aufträge, Anträge usw.) typisierbar. Auftrag Siehe :term:`Aufgabe`. Aussonderung Aussortierung und Entfernung der abgeschlossenen und für die aktuelle Bearbeitung der Geschäfte nicht mehr benötigten Dossiers aus dem System zur weiteren Aufbewahrung, :term:`Vernichtung` oder :term:`Ablieferung` ans Archiv. Auswertungen Siehe :term:`Geschäftskontrolle`. Benutzer Mit Zugriffsrechten auf eine OneGov GEVER-Installation ausgestatteter Akteur. Bewertung Verfahren zur Ermittlung der Archivwürdigkeit angebotener :term:`Unterlagen` anhand nachvollziehbarer Kriterien. [#bewertung]_ Datei Digital speicherbarer Inhalt eines Dokuments in Dateiform. Dateien können aus OneGov GEVER mittels Office Connector direkt geöffnet und bearbeitet werden. Dokument Als Einheit zu behandelnde aufgezeichnete Information oder Objekt. [#dokument]_ Dossier Gesamtheit der zu einem Geschäft gehörenden Unterlagen, die einer Rubrik des Ordnungssystems zugeordnet werden. Ein Dossier entspricht dabei grundsätzlich einem Geschäft, wobei die :term:`Dossierbildung` auf der Grundlage des Ordnungssystems erfolgt und die Grundstruktur durch Zusammenfassen artverwandter Geschäfte bzw. durch Aufteilung von Dossiers in Subdossiers den jeweiligen Bedürfnissen angepasst werden kann. [#dossier]_ Dossierbildung Erstellung von Dossiers, in denen die :term:`Unterlagen` zusammengefügt werden, die zu konkreten Geschäftsfällen gehören. Dossierschnittstelle E-Government Standardschnittstelle für Dossiers und Dokumente (eCH-0039). Der Standard definiert ein schweizweites Austauschformat für elektronische Dossiers und Dokumente zwischen E-Government-Anwendungen. Geschäftsinformationen können so auf einfache Weise organisationsübergreifend ausgetauscht werden. Siehe auch `Standard eCH-0039 `_. Dossiertyp Siehe :term:`Dossiervorlage`. Dossiervorlage Das Vorlagenkonzept von OneGov GEVER erlaubt es, Dossiers aufgrund besonderer Anforderungen zu typisieren sowie mit entsprechenden Eigenschaften (Metadaten, Verhaltensmerkmalen) zu versehen. eCH-0039 Siehe :term:`Dossierschnittstelle`. eCH-0147 Siehe :term:`GEVER-Schnittstelle`. eCH-0160 Siehe :term:`Archivische Ablieferungsschnittstelle`. Ereignis Siehe :term:`Journaleintrag`. Falldossier Dossiertyp in OneGov GEVER, der einem Geschäftsfall gemäss eCH-0122 bzw. eCH-0177 entspricht. Federführung Person oder Organisationseinheit, die für das Geschäft oder Teilgeschäft verantwortlich ist. Freie Zehnergliederung: Strukturierungsmethode, nach der ein Ordnungssystem hierarchisch in Gruppen und Rubriken unterteilt wird. Dabei stehen auf der obersten Ebene des Ordnungssystems maximal 10 Positionen (0-9) zur Verfügung. Jede dieser Positionen darf ihrerseits wieder höchstens zehn Unterpositionen haben. Geschäft Aufgabe, die von einem Amt oder einem Dienst erledigt wird. Vgl. mit :term:`Geschäftsdossier`. [#geschaeft]_ Geschäftsdossier Dossiertyp in OneGov GEVER, der einem Geschäft gemäss I017 und TermDat (GEV09: Geschäft) entspricht. Geschäftsfall Konkrete Ausführung eines Prozesses, der durch ein Ereignis ausgelöst wird, aus einer oder mehreren Aktivitäten besteht und eine Aufgabe erfüllt beziehungsweise eine nachgefragte Leistung erbringt. [#geschaeftsfall]_ Geschäftskontrolle Funktionskomponente eines GEVER-Systems zur Feststellung und Anzeige des Status, des Ablaufs, der Termine und Fristen sämtlicher über GEVER abgewickelten Verwaltungsgeschäfte. [#geschaeftskontrolle]_ Geschäftsprozess Funktionsüberschreitende Verkettung wertschöpfender Aktivitäten, die spezifische, vom Kunden erwartete Leistungen erzeugen und deren Ergebnisse strategische Bedeutung für das Unternehmen haben. [#geschaeftsprozess]_ geschäftsrelevant Eigenschaft von :term:`Unterlagen`, die Informationen enthalten, welche für die Weiterbearbeitung eines Geschäftes respektive für dessen :term:`Nachvollziehbarkeit` von Bedeutung sind. Geschäftsvorfall Prozessgesteuerte Folge von Bearbeitungsschritten, die bei der Leistungserstellung zu einem Geschäft ein definiertes Teilergebnis in einer bestimmten Reihenfolge erzeugen. Vgl. mit :term:`Geschäftsdossier`. GEVER-Objekt Im konzeptionellen Datenmodell des GEVER-Metadatenstandards enthaltene UML-Objektklasse. GEVER-Schnittstelle Für den Austausch von Dossiers oder Dokumenten zwischen GEVER-Systemen spezifizierte eCH-0039-Nachrichtengruppe. GEVER-System Elektronische Geschäftsverwaltung. System für die Verwaltung der Gesamtheit der Aktivitäten und Regeln für die Planung, Steuerung, Kontrolle und Nachweis von Geschäften in einer Verwaltung. Inhaltstyp Im Rahmen von OneGov GEVER verwendetes Synonym für :term:`GEVER-Objekt`. Journal Auflistung von Ereignissen bzw. Journaleinträgen im Rahmen der Geschäftsabwicklung; unterstützt die Nachvollziehbarkeit und Integrität (Fälschungssicherheit) von Geschäftshandeln. Journaleintrag Im Journal erfasstes Geschäftsereignis. Kassation Siehe :term:`Vernichtung`. Kontakt Kontaktinformationen geben an, wie eine Person oder Organisation erreichbar ist. Sie können Postadressen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, oder Internetadressen enthalten. In OneGov GEVER lassen sich auch verwaltungsexterne, nicht mit Bearbeitungsrechten ausgestattete Personen als Kontakte verwalten. Meeting Siehe :term:`Sitzung`. Metadaten Strukturierte Informationen, die eine Informationsressource beschreiben und erklären und damit deren Auffindbarkeit und Verwaltung vereinfachen. Nachvollziehbarkeit Erstellung, Erfassung und Aufbewahrung von Informationen über die Bewegung und Nutzung von Dokumenten. [#nachvollziehbarkeit]_ OAIS Open Archival Information Systems (ISO 14721:2003) ist das zentrale Referenzmodell für die :term:`Archivierung` digitaler Unterlagen. OGDS Das OneGov GEVER Global Directory Service enthält alle Benutzer- und Kontaktdaten und stellt diese Daten dem oder den Mandanten von OneGov GEVER für Abfrageoperationen zur Verfügung. Alle Daten werden dabei historisiert gespeichert, d.h. werden nicht gelöscht, sondern lediglich als inaktiv markiert. Ausserdem werden im OGDS Informationen zu Aufgaben nachgeführt, was speziell für die mandantenübergreifende Zusammenarbeit zentral ist. OGIP Engl. *OneGov GEVER Improvement Proposal* (Verbesserungsvorschlag zu OneGov GEVER). Auf der Basis einer vorstrukturierten Dokumentvorlage können Benutzer, Kunden oder 4teamwork technische und fachliche Verbesserungsvorschläge formulieren, die den Funktionsumfang oder die Bedienung von OneGov GEVER verbessern, ändern oder erweitern. Neben Motivation und Spezifikation der vorgeschlagenen Verbesserung muss der OGIP auch Fragen zu Abgrenzung, Rückwärtskompatibilität zu früheren Releases von OneGov GEVER, Migration und Risikobewertung behandeln. Üblicherweise schliesst der OGIP mit einer groben Kostenzusammenstellung der geplanten Verbesserung. Der OGIP wird danach in der Community im `Feedback-Forum `_ diskutiert und gegebenenfalls überarbeitet. Sobald die Finanzierung der Verbesserung (z.B. mittels *Crowd Funding*) gesichert ist, wird der OGIP durch 4teamwork umgesetzt und in die ordentliche Releaseplanung von OneGov GEVER aufgenommen. Ordnungsposition Position im :term:`Ordnungssystem`. Ordnungssystem Das Ordnungssystem bildet alle Aufgaben einer Organisationseinheit ab und verschafft damit einen Überblick über sämtliche Aufgabenbereiche. Es stellt die Grundlage für die strukturierte Ablage von Akten bzw. für die :term:`Dossierbildung` dar. Weiter ermöglicht das Ordnungssystem die rationelle Verwaltung der Unterlagen, indem es mit zusätzlichen Angaben (Aufbewahrungsfrist, Archivwürdigkeit, Zugriffsrechte etc.) ergänzt wird. Organisationsvorschriften Vorschriften, die den Aufbau und den Ablauf der Aktenführung verbindlich regeln. Pendenz Siehe :term:`Aufgabe`, :term:`Auftrag`. Projektdossier Dossier, das auf einer für die Projektführung geeigneten Dossiervorlage beruht. Protokoll Das Protokoll hält oder legt fest, zu welchem Zeitpunkt oder in welcher Reihenfolge welcher Vorgang durch wen oder durch was veranlasst wurde oder wird; wird formal als Dokumenttyp auf der Basis einer entsprechenden Dokumentvorlage erzeugt und verwaltet. Prozess Siehe :term:`Geschäftsprozess`. Records Management System Informationssystem für die Erfassung und die Verwaltung aufbewahrungspflichtiger und aufbewahrungswürdiger Unterlagen; stimmt mit der Geschäftsverwaltungs-Komponente ‚Aktenführung’ in wesentlichen Belangen überein. Registraturplan Veraltet, siehe :term:`Ordnungssystem`. registrieren Dokumente einem Geschäft zuordnen, mit :term:`Metadaten` versehen (Betreff, Absender, Eingangsdatum usw. ) und ins :term:`Ordnungssystem` der Organisation integrieren. Rubrik Unterste Position im :term:`Ordnungssystem`, welcher Dossiers zugeordnet werden. Schutzfrist In Jahren angegebene Frist, während der ein :term:`Dossier` nicht frei eingesehen werden kann und die vom Datum des jüngsten Dokuments gerechnet wird. SIP Engl. *Submission Information Package*. Ablieferungspaket, das digitale Unterlagen enthält und ans Archiv abgeliefert wird. OneGov GEVER kann SIP-Pakete automatisch generieren. Siehe auch :term:`Archivische Ablieferungsschnittstelle`. Sitzung Zusammentreten eines beschlussfassenden Gremiums. Sitzungsdossier Dossier, das auf einer für die Durchführung von Sitzungen geeigneten Dossiervorlage beruht. Sitzungsprotokoll Siehe :term:`Protokoll`. Standardablauf Auf der Basis spezifischer Aufgabenvorlagen vordefinierbare wiederkehrende Aufgabenkette. Standardabläufe können normalerweise (je nach Berechtigungen) durch Personen mit Administrator-Rolle definiert werden. Subdossier Element für die Unterteilung eines Dossiers, das eine detailliertere Strukturierung eines Geschäfts ermöglicht. Themendossier Dossier, das auf einer für die themenbezogene Zusammenstellung von Unterlagen geschaffenen Dossiervorlage beruht. Traktandum Ablauf-Element einer Sitzung, das via Aufgabe(n) bzw. Antrag / Auftrag mit Geschäftsdossiers oder Dossiers weiterer Dossiertypen verknüpft werden kann. Unterdossier Siehe :term:`Subdossier`. Unterlagen Geschäftsrelevante Informationen, unabhängig vom Informationsträger, welche bei der Erfüllung öffentlicher Aufgaben erstellt oder empfangen werden. [#unterlagen]_ Vernichtung Definitive Zerstörung von nicht archivwürdigen :term:`Unterlagen`. Vorgang Alle Aktivitäten, die zu einem Geschäft gehören und durch einen Anfangs- und Endpunkt abgegrenzt sind. Vgl. :term:`Aufgabe`. [#vorgang]_ vorregistrieren Dokumente mit Metadaten versehen und an die gemäss Organisationsvorschriften zuständige Stelle bzw. an die zuständigen Mitarbeitenden zur Registrierung weiterleiten. In OneGov GEVER erfolgt die Vorregistrierung im Posteingang oder in der persönlichen Ablage. [#vorregistrieren]_ .. rubric:: Quellenangaben .. [#ablagestandort] `TERMDAT:GEV09:Ablagestandort `_, abgerufen am 28. Februar 2017. .. [#ablaufsteuerung] `TERMDAT:GEV09:Ablaufsteuerung `_, abgerufen am 02. März 2017. .. [#ablieferung] `TERMDAT:GEV09:Ablieferung `_, abgerufen am 02. März 2017. .. [#abschlussdatum] `TERMDAT:GEV09:Abschlussdatum `_, abgerufen am 02. März 2017. .. [#aktenzeichen] `TERMDAT:GEV09:Aktenzeichen `_, abgerufen am 02. März 2017. .. [#aktivitaet] `TERMDAT:GEV09:Aktivität `_, abgerufen am 02. März 2017. .. [#archiv] `TERMDAT:GEV09:Archiv `_, abgerufen am 02. März 2017. .. [#archivgut] `TERMDAT:GEV09:Archivgut `_, abgerufen am 02. März 2017. .. [#archivierung] `TERMDAT:GEV09:Archivierung `_, abgerufen am 02. März 2017. .. [#archivwuerdig] `TERMDAT:GEV09:archivwürdig `_, abgerufen am 02. März 2017. .. [#bewertung] `TERMDAT:GEV09:Bewertung `_, abgerufen am 02. März 2017. .. [#dokument] `TERMDAT:GEV09:Dokument `_, abgerufen am 02. März 2017. .. [#dossier] `TERMDAT:GEV09:Dossier `_, abgerufen am 02. März 2017. .. [#geschaeft] `TERMDAT:GEV09:Geschäft `_, abgerufen am 02. März 2017. .. [#geschaeftsfall] `TERMDAT:GEV12:Geschäftsfall `_, abgerufen am 02. März 2017. .. [#geschaeftskontrolle] `TERMDAT:GEV09:Geschäftskontrolle `_, abgerufen am 02. März 2017. .. [#geschaeftsprozess] `TERMDAT:GEV09:Geschäftsprozess `_, abgerufen am 02. März 2017. .. [#nachvollziehbarkeit] `TERMDAT:GEV09:Nachvollziehbarkeit `_, abgerufen am 02. März 2017. .. [#unterlagen] `TERMDAT:GEV09:Unterlagen `_, abgerufen am 02. März 2017. .. [#vorgang] `TERMDAT:GEV09:Vorgang `_, abgerufen am 02. März 2017. .. [#vorregistrieren] `TERMDAT:GEV12:vorregistrieren `_, abgerufen am 02. März 2017.