Glossar¶

Ablagestandort: Eindeutig identifizierbarer Standort der analogen oder digitalen Dossiers und/oder Dokumente. [1]
Ablaufsteuerung: Funktionskomponente eines GEVER-Systems zum Zuteilen, Ausführen und Nachverfolgen von Pendenzen und Aktivitäten. Vgl. Geschäftsprozess. [2]
Ablieferung: Vorgang, bei dem archivwürdige Unterlagen dem Archiv abgeliefert werden. [3]
Abschlussdatum: Datum, an welchem das Geschäft oder Teilgeschäft abgeschlossen wurde. [4]
Akte: Siehe Dossier.
Aktenplan: Siehe Ordnungssystem.
Aktenzeichen: Numerisches oder alphanumerisches Zeichen zur eindeutigen Identifikation eines Dossiers oder eines Dokuments. [5]
Aktivität: Bearbeitungsknoten innerhalb eines Vorgangs und Handlungsanweisung, die dem Arbeitsvorrat eines GEVER-Anwenders zugewiesen werden kann. Vgl. Aufgabe. [6]
Antrag: Subtyp einer Aufgabe (Aktivität), bei welcher der empfangende Akteur bzw. Benutzer einen Antrag bzw. ein Gesuch genehmigen / bewilligen oder abweisen bzw. eine Verfügung erlassen muss. Ein Antrag kann zum Beispiel auf einem via Online-Schalter an eine Behörde bzw. Verwaltung, die den dadurch ausgelösten Geschäftsfall intern in OneGov GEVER bearbeitet, beruhen.
Arbeitsvorrat: Siehe Aufgabe.
Archiv: Institution oder Stelle, die Archivgut übernimmt, aufbewahrt, konserviert und zugänglich macht. [7]
Archivgut: Gesamtheit von Unterlagen, die vom zuständigen Archiv zur Aufbewahrung übernommen worden sind oder von anderen Stellen selbstständig archiviert werden. [8]
Archivierung: Tätigkeit, die Aufzeichnungen aus der Verwaltungsarbeit zu Archivgut macht. Dies umfasst die Erfassung, Bewertung, Erschliessung, Erhaltung und die Bereitstellung von Unterlagen. [9]
Archivische Ablieferungsschnittstelle: Ablieferungsschnittstelle für Dossiers und Dokumente aus Geschäftsverwaltungssystemen, Fachanwendungen/Datenbanken und Dateisammlungen an ein Archiv (eCH-0160). Es handelt sich dabei um eine Präzisierung des Submission Information Packages (SIP), einem der Kernkonzepte des OAIS-Archivierungs-Referenzmodells. Die Schnittstelle ist in OneGov GEVER inkl. vollständigem Aussonderungsprozess implementiert und im Einsatz. Siehe auch Standard eCH-0160.
archivwürdig: Eigenschaft von Unterlagen, die aufgrund ihrer juristischen oder administrativen Bedeutung oder eines historisch-sozialwissenschaftlichen Wertes archiviert werden. [10]
Aufbewahrungsfrist: Zeitspanne, bis zu deren Ablauf die Unterlagen aus rechtlichen oder administrativen Gründen aufbewahrt werden müssen.
Aufgabe: Der von OneGov GEVER verwendete Begriff ‚Aufgabe’ fasst die GEVER-Begriffe ‚Geschäftsvorfall’ und ‚Aktivität’ zusammen. Aufgaben lassen sich ineinander verschachteln bzw. in beliebig viele Stufen von Teilaufgaben zerlegen. Des Weiteren sind Aufgaben gemäss Vorlagenprinzip (z.B. als Aufträge, Anträge usw.) typisierbar.
Auftrag: Siehe Aufgabe.
Aussonderung: Aussortierung und Entfernung der abgeschlossenen und für die aktuelle Bearbeitung der Geschäfte nicht mehr benötigten Dossiers aus dem System zur weiteren Aufbewahrung, Vernichtung oder Ablieferung ans Archiv.
Auswertungen: Siehe Geschäftskontrolle.
Benutzer: Mit Zugriffsrechten auf eine OneGov GEVER-Installation ausgestatteter Akteur.
Bewertung: Verfahren zur Ermittlung der Archivwürdigkeit angebotener Unterlagen anhand nachvollziehbarer Kriterien. [11]
Datei: Digital speicherbarer Inhalt eines Dokuments in Dateiform. Dateien können aus OneGov GEVER mittels Office Connector direkt geöffnet und bearbeitet werden.
Dokument: Als Einheit zu behandelnde aufgezeichnete Information oder Objekt. [12]
Dossier: Gesamtheit der zu einem Geschäft gehörenden Unterlagen, die einer Rubrik des Ordnungssystems zugeordnet werden. Ein Dossier entspricht dabei grundsätzlich einem Geschäft, wobei die Dossierbildung auf der Grundlage des Ordnungssystems erfolgt und die Grundstruktur durch Zusammenfassen artverwandter Geschäfte bzw. durch Aufteilung von Dossiers in Subdossiers den jeweiligen Bedürfnissen angepasst werden kann. [13]
Dossierbildung: Erstellung von Dossiers, in denen die Unterlagen zusammengefügt werden, die zu konkreten Geschäftsfällen gehören.
Dossierschnittstelle: E-Government Standardschnittstelle für Dossiers und Dokumente (eCH-0039). Der Standard definiert ein schweizweites Austauschformat für elektronische Dossiers und Dokumente zwischen E-Government-Anwendungen. Geschäftsinformationen können so auf einfache Weise organisationsübergreifend ausgetauscht werden. Siehe auch Standard eCH-0039.
Dossiertyp: Siehe Dossiervorlage.
Dossiervorlage: Das Vorlagenkonzept von OneGov GEVER erlaubt es, Dossiers aufgrund besonderer Anforderungen zu typisieren sowie mit entsprechenden Eigenschaften (Metadaten, Verhaltensmerkmalen) zu versehen.
eCH-0039: Siehe Dossierschnittstelle.
eCH-0147: Siehe GEVER-Schnittstelle.
eCH-0160: Siehe Archivische Ablieferungsschnittstelle.
Ereignis: Siehe Journaleintrag.
Falldossier: Dossiertyp in OneGov GEVER, der einem Geschäftsfall gemäss eCH-0122 bzw. eCH-0177 entspricht.
Federführung: Person oder Organisationseinheit, die für das Geschäft oder Teilgeschäft verantwortlich ist.
Freie Zehnergliederung:: Strukturierungsmethode, nach der ein Ordnungssystem hierarchisch in Gruppen und Rubriken unterteilt wird. Dabei stehen auf der obersten Ebene des Ordnungssystems maximal 10 Positionen (0-9) zur Verfügung. Jede dieser Positionen darf ihrerseits wieder höchstens zehn Unterpositionen haben.
Geschäft: Aufgabe, die von einem Amt oder einem Dienst erledigt wird. Vgl. mit Geschäftsdossier. [14]
Geschäftsdossier: Dossiertyp in OneGov GEVER, der einem Geschäft gemäss I017 und TermDat (GEV09: Geschäft) entspricht.
Geschäftsfall: Konkrete Ausführung eines Prozesses, der durch ein Ereignis ausgelöst wird, aus einer oder mehreren Aktivitäten besteht und eine Aufgabe erfüllt beziehungsweise eine nachgefragte Leistung erbringt. [15]
Geschäftskontrolle: Funktionskomponente eines GEVER-Systems zur Feststellung und Anzeige des Status, des Ablaufs, der Termine und Fristen sämtlicher über GEVER abgewickelten Verwaltungsgeschäfte. [16]
Geschäftsprozess: Funktionsüberschreitende Verkettung wertschöpfender Aktivitäten, die spezifische, vom Kunden erwartete Leistungen erzeugen und deren Ergebnisse strategische Bedeutung für das Unternehmen haben. [17]
geschäftsrelevant: Eigenschaft von Unterlagen, die Informationen enthalten, welche für die Weiterbearbeitung eines Geschäftes respektive für dessen Nachvollziehbarkeit von Bedeutung sind.
Geschäftsvorfall: Prozessgesteuerte Folge von Bearbeitungsschritten, die bei der Leistungserstellung zu einem Geschäft ein definiertes Teilergebnis in einer bestimmten Reihenfolge erzeugen. Vgl. mit Geschäftsdossier.
GEVER-Objekt: Im konzeptionellen Datenmodell des GEVER-Metadatenstandards enthaltene UML-Objektklasse.
GEVER-Schnittstelle: Für den Austausch von Dossiers oder Dokumenten zwischen GEVER-Systemen spezifizierte eCH-0039-Nachrichtengruppe.
GEVER-System: Elektronische Geschäftsverwaltung. System für die Verwaltung der Gesamtheit der Aktivitäten und Regeln für die Planung, Steuerung, Kontrolle und Nachweis von Geschäften in einer Verwaltung.
Inhaltstyp: Im Rahmen von OneGov GEVER verwendetes Synonym für GEVER-Objekt.
Journal: Auflistung von Ereignissen bzw. Journaleinträgen im Rahmen der Geschäftsabwicklung; unterstützt die Nachvollziehbarkeit und Integrität (Fälschungssicherheit) von Geschäftshandeln.
Journaleintrag: Im Journal erfasstes Geschäftsereignis.
Kassation: Siehe Vernichtung.
Kontakt: Kontaktinformationen geben an, wie eine Person oder Organisation erreichbar ist. Sie können Postadressen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, oder Internetadressen enthalten. In OneGov GEVER lassen sich auch verwaltungsexterne, nicht mit Bearbeitungsrechten ausgestattete Personen als Kontakte verwalten.
Meeting: Siehe Sitzung.
Metadaten: Strukturierte Informationen, die eine Informationsressource beschreiben und erklären und damit deren Auffindbarkeit und Verwaltung vereinfachen.
Nachvollziehbarkeit: Erstellung, Erfassung und Aufbewahrung von Informationen über die Bewegung und Nutzung von Dokumenten. [18]
OAIS: Open Archival Information Systems (ISO 14721:2003) ist das zentrale Referenzmodell für die Archivierung digitaler Unterlagen.
OGDS: Das OneGov GEVER Global Directory Service enthält alle Benutzer- und Kontaktdaten und stellt diese Daten dem oder den Mandanten von OneGov GEVER für Abfrageoperationen zur Verfügung. Alle Daten werden dabei historisiert gespeichert, d.h. werden nicht gelöscht, sondern lediglich als inaktiv markiert. Ausserdem werden im OGDS Informationen zu Aufgaben nachgeführt, was speziell für die mandantenübergreifende Zusammenarbeit zentral ist.
OGIP: Engl. OneGov GEVER Improvement Proposal (Verbesserungsvorschlag zu OneGov GEVER). Auf der Basis einer vorstrukturierten Dokumentvorlage können Benutzer, Kunden oder 4teamwork technische und fachliche Verbesserungsvorschläge formulieren, die den Funktionsumfang oder die Bedienung von OneGov GEVER verbessern, ändern oder erweitern. Neben Motivation und Spezifikation der vorgeschlagenen Verbesserung muss der OGIP auch Fragen zu Abgrenzung, Rückwärtskompatibilität zu früheren Releases von OneGov GEVER, Migration und Risikobewertung behandeln. Üblicherweise schliesst der OGIP mit einer groben Kostenzusammenstellung der geplanten Verbesserung. Der OGIP wird danach in der Community im Feedback-Forum diskutiert und gegebenenfalls überarbeitet. Sobald die Finanzierung der Verbesserung (z.B. mittels Crowd Funding) gesichert ist, wird der OGIP durch 4teamwork umgesetzt und in die ordentliche Releaseplanung von OneGov GEVER aufgenommen.
Ordnungsposition: Position im Ordnungssystem.
Ordnungssystem: Das Ordnungssystem bildet alle Aufgaben einer Organisationseinheit ab und verschafft damit einen Überblick über sämtliche Aufgabenbereiche. Es stellt die Grundlage für die strukturierte Ablage von Akten bzw. für die Dossierbildung dar. Weiter ermöglicht das Ordnungssystem die rationelle Verwaltung der Unterlagen, indem es mit zusätzlichen Angaben (Aufbewahrungsfrist, Archivwürdigkeit, Zugriffsrechte etc.) ergänzt wird.
Organisationsvorschriften: Vorschriften, die den Aufbau und den Ablauf der Aktenführung verbindlich regeln.
Pendenz: Siehe Aufgabe, Auftrag.
Projektdossier: Dossier, das auf einer für die Projektführung geeigneten Dossiervorlage beruht.
Protokoll: Das Protokoll hält oder legt fest, zu welchem Zeitpunkt oder in welcher Reihenfolge welcher Vorgang durch wen oder durch was veranlasst wurde oder wird; wird formal als Dokumenttyp auf der Basis einer entsprechenden Dokumentvorlage erzeugt und verwaltet.
Prozess: Siehe Geschäftsprozess.
Records Management System: Informationssystem für die Erfassung und die Verwaltung aufbewahrungspflichtiger und aufbewahrungswürdiger Unterlagen; stimmt mit der Geschäftsverwaltungs-Komponente ‚Aktenführung’ in wesentlichen Belangen überein.
Registraturplan: Veraltet, siehe Ordnungssystem.
registrieren: Dokumente einem Geschäft zuordnen, mit Metadaten versehen (Betreff, Absender, Eingangsdatum usw. ) und ins Ordnungssystem der Organisation integrieren.
Rubrik: Unterste Position im Ordnungssystem, welcher Dossiers zugeordnet werden.
Schutzfrist: In Jahren angegebene Frist, während der ein Dossier nicht frei eingesehen werden kann und die vom Datum des jüngsten Dokuments gerechnet wird.
SIP: Engl. Submission Information Package. Ablieferungspaket, das digitale Unterlagen enthält und ans Archiv abgeliefert wird. OneGov GEVER kann SIP-Pakete automatisch generieren. Siehe auch Archivische Ablieferungsschnittstelle.
Sitzung: Zusammentreten eines beschlussfassenden Gremiums.
Sitzungsdossier: Dossier, das auf einer für die Durchführung von Sitzungen geeigneten Dossiervorlage beruht.
Sitzungsprotokoll: Siehe Protokoll.
Standardablauf: Auf der Basis spezifischer Aufgabenvorlagen vordefinierbare wiederkehrende Aufgabenkette. Standardabläufe können normalerweise (je nach Berechtigungen) durch Personen mit Administrator-Rolle definiert werden.
Subdossier: Element für die Unterteilung eines Dossiers, das eine detailliertere Strukturierung eines Geschäfts ermöglicht.
Themendossier: Dossier, das auf einer für die themenbezogene Zusammenstellung von Unterlagen geschaffenen Dossiervorlage beruht.
Traktandum: Ablauf-Element einer Sitzung, das via Aufgabe(n) bzw. Antrag / Auftrag mit Geschäftsdossiers oder Dossiers weiterer Dossiertypen verknüpft werden kann.
Unterdossier: Siehe Subdossier.
Unterlagen: Geschäftsrelevante Informationen, unabhängig vom Informationsträger, welche bei der Erfüllung öffentlicher Aufgaben erstellt oder empfangen werden. [19]
Vernichtung: Definitive Zerstörung von nicht archivwürdigen Unterlagen.
Vorgang: Alle Aktivitäten, die zu einem Geschäft gehören und durch einen Anfangs- und Endpunkt abgegrenzt sind. Vgl. Aufgabe. [20]
vorregistrieren: Dokumente mit Metadaten versehen und an die gemäss Organisationsvorschriften zuständige Stelle bzw. an die zuständigen Mitarbeitenden zur Registrierung weiterleiten. In OneGov GEVER erfolgt die Vorregistrierung im Posteingang oder in der persönlichen Ablage. [21]

Quellenangaben

[1]	TERMDAT:GEV09:Ablagestandort, abgerufen am 28. Februar 2017.

[2]	TERMDAT:GEV09:Ablaufsteuerung, abgerufen am 02. März 2017.

[3]	TERMDAT:GEV09:Ablieferung, abgerufen am 02. März 2017.

[4]	TERMDAT:GEV09:Abschlussdatum, abgerufen am 02. März 2017.

[5]	TERMDAT:GEV09:Aktenzeichen, abgerufen am 02. März 2017.

[6]	TERMDAT:GEV09:Aktivität, abgerufen am 02. März 2017.

[7]	TERMDAT:GEV09:Archiv, abgerufen am 02. März 2017.

[8]	TERMDAT:GEV09:Archivgut, abgerufen am 02. März 2017.

[9]	TERMDAT:GEV09:Archivierung, abgerufen am 02. März 2017.

[10]	TERMDAT:GEV09:archivwürdig, abgerufen am 02. März 2017.

[11]	TERMDAT:GEV09:Bewertung, abgerufen am 02. März 2017.

[12]	TERMDAT:GEV09:Dokument, abgerufen am 02. März 2017.

[13]	TERMDAT:GEV09:Dossier, abgerufen am 02. März 2017.

[14]	TERMDAT:GEV09:Geschäft, abgerufen am 02. März 2017.

[15]	TERMDAT:GEV12:Geschäftsfall, abgerufen am 02. März 2017.

[16]	TERMDAT:GEV09:Geschäftskontrolle, abgerufen am 02. März 2017.

[17]	TERMDAT:GEV09:Geschäftsprozess, abgerufen am 02. März 2017.

[18]	TERMDAT:GEV09:Nachvollziehbarkeit, abgerufen am 02. März 2017.

[19]	TERMDAT:GEV09:Unterlagen, abgerufen am 02. März 2017.

[20]	TERMDAT:GEV09:Vorgang, abgerufen am 02. März 2017.

[21]	TERMDAT:GEV12:vorregistrieren, abgerufen am 02. März 2017.

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