Der Rollenmanager

Wozu dient der Rollenmanager?

Die Zugriffsberechtigungen eines Mandanten sind auf Stufe Ordnungsposition hinterlegt und werden auf die darunter liegenden Dossiers vererbt.

Der Rollenmanager ist eine zusätzliche Rolle, die ausgewählten Benutzern zugeteilt werden kann; es ist dazu kein separates Login notwendig. Benutzern, die diese Rolle besitzen, ist es erlaubt, auf Ordnungspositionen und Dossiers die Berechtigungen anzupassen, d.h. einzuschränken oder zu erweitern. Auf Stufe Dokument gelten die Berechtigungen, wie sie auf dem Dossier vergeben sind.

Beispiele:

1. Auf eine Ordnungsposition soll nebst der Leitung auch die Gruppe Sekretariat Einsicht nehmen können. Mit der Berechtigung Rollenmanager kann diese Erweiterung auf Stufe Ordnungsposition vorgenommen werden.
2. Unter einer Ordnungsposition befindet sich ein Dossier, das in Abweichung zur Regel nicht von allen Gruppen, die auf die übrigen Dossiers dieser Position Zugriff haben, eingesehen werden soll. Personen mit der Berechtigung Rollenmanager können die Zugriffsrechte für dieses Dossier einschränken.

Bemerkung

Änderungen, die der Rollenmanager an den Berechtigungen vornimmt, werden im Journal protokolliert.

Die Rolle “Rollenmanager” sollte nur Personen zugeteilt werden, die alle Dossiers eines Mandanten sehen dürfen. Der Grund ist, dass Personen mit dieser Rolle automatisch auf jene Dossiers oder Ordnungspositionen Zugriff erhalten, bei denen sie eine Änderung vornehmen.

Es sollten immer Gruppen, nicht einzelne Personen auf Dossiers oder Ordnungspositionen berechtigt werden. Auf diese Weise ist bei einer personelle Mutation die Kontinuität gewährleistet.

Bedienung

Änderung der Berechtigungen bei einem Dossier

• Öffnen Sie das gewünschte Dossier und klicken Sie auf Aktionen → Freigabe. Die Aktion Freigabe erscheint nur bei Personen mit der Berechtigung Rollenmanager.

  

• Hierauf öffnet sich folgende Maske, aus der ersichtlich, ist, welche Gruppen in welcher Weise auf diesem Dossier berechtigt sind:

  

Berechtigungen einschränken

• Soll bei einem Dossier die Berechtigung eingeschränkt werden, entfernen Sie das Häklein Berechtigungen von übergeordneten Ordnern übernehmen und speichern Sie. Dies hat zur Folge, dass die Berechtigungen für dieses Dossier nicht mehr von der übergeordneten Ordnungsposition geerbt werden, sondern spezifisch für dieses Dossier vergeben werden können.

  

• Es wird nun nur noch diejenige Person angezeigt, die mithilfe des Rollenmanagers die Zugriffsberechtigungen bearbeitet (evtl. zusätzlich der Eingangskorb).

• Geben Sie im Suchfeld das Kürzel Ihres Mandanten ein (im untenstehenden Beispiel generell gehalten mit “_benutzer”). Klicken Sie anschliessend auf “Suche”. Es werden nun alle Gruppen ohne Berechtigungen angezeigt.

  

• Klicken Sie bei den gewünschten Gruppen auf die Berechtigungen, die vergeben werden sollen. Mit dem Speichern werden die Änderungen übernommen. Die Person mit der Berechtigung Rollenmanager, welche die Änderungen vorgenommen hat, bleibt automatisch ebenfalls auf dem Dossier berechtigt. Zusätzlich werden die Änderungen im Dossier-Journal dokumentiert.

Berechtigungen erweitern

• Soll bei einem Dossier die Berechtigung erweitert werden, entfernen Sie das Häklein Berechtigungen von übergeordneten Ordnern übernehmen und speichern Sie. Dies hat zur Folge, dass die Berechtigungen für dieses Dossier nicht mehr von der übergeordneten Ordnungsposition geerbt werden, sondern spezifisch für dieses Dossier vergeben werden können.

  

• Fügen Sie die gewünschten Berechtigungen hinzu und speichern Sie. Mit dem Speichern wird die Änderung der Zugriffsberechtigung übernommen. Die Person, welche die Änderung vorgenommen hat, bleibt automatisch ebenfalls auf dem Dossier berechtigt. Zusätzlich werden die Änderungen im Dossier-Journal dokumentiert.

Wiederherstellen von Berechtigungen auf Stufe Dossier

Fügt man bei einem Dossier, bei dem man die Berechtigungen erweitert oder eingeschränkt hat, das Häklein Berechtigungen von übergeordneten Ordnern übernehmen wieder hinzu, werden wieder die Berechtigungen von der übergeordneten Ordnungsposition geerbt. Die Person mit der Berechtigung Rollenmanager wird dennoch angezeigt, da sie die Änderung vorgenommen hat. Auch die Wiederherstellung der Vererbung wird im Journal aufgezeichnet.

Änderung der Berechtigungen bei einer Ordnungsposition

Die Erweiterung und die Einschränkung der Berechtigungen bei einer Ordnungsposition erfolgen gleich wie bei den Dossiers.

• Klicken Sie auf der gewünschten Position auf Aktionen → Freigabe.

• Nun werden die Gruppen angezeigt, die auf dieser Position berechtigt sind. Das Häklein Berechtigungen von übergeordneten Ordnern übernehmen bezieht sich auf die übergeordnete Position.

• Um eine Einschränkung vorzunehmen, entfernen Sie das Häklein Berechtigungen von übergeordneten Ordnern übernehmen. Bei einer Erweiterung muss das Häklein nicht entfernt werden. Das weitere Vorgehen entspricht demjenigen bei der Bearbeitung von Berechtigungen bei Dossiers.

Rollenmodell

Nachstehend werden die in OneGov GEVER enthaltenen Rollen erläutert.

Globale Rollen

Globale Rollen gelten für einen physischen Mandanten. Die Rolle wird durch 4teamwork im System konfiguriert. Jeder Rolle wird einer AD-Gruppe zugewiesen.

Die Globalen Rollen und deren Charakteristik sind

• Administrator: kann Ordnungssystem anpassen/ergänzen, Vorlagen verwalten, Force Checkin ausführen
• Rollenmanager: kann auf Ordnungspositionen und Dossiers die Berechtigungen anpassen, d.h. einschränken oder erweitern.
• Records Manager: Diese Rolle wird in der Regel einem kleinen Benutzerkreis, welche für die Aussonderung des entsprechenden Mandants zuständig sind, vergeben. Die Rolle kann Aussonderungsangebot inkl. Selektion von Dossiers für Archivierung und Aussonderung erstellen.
• Archivist: Die Rolle Archivist wird in der Regel Archiv-Mitarbeitenden vergeben, welche dazu berechtigt sind Angebote des Records Managers zu bewerten und diese ins Langzeitarchiv zu überführen. Benutzer mit der Rolle Archivist können alle angebotenen und archivierten Dossiers sehen, auch wenn Sie nicht dem entsprechenden Mandanten zugewiesen sind. Dies ermöglicht eine Prüfung der Dossiers durch die Archiv Mitarbeitenden während der Bewertungsphase. Dies ist somt die Rolle für die Archivierung von Dossiers sowie zur Bewertung eines Aussonderungsangebots.
• Sonderrolle Eingangskorb pro physischen und/oder virtuellen Mandanten: Die Rolle wird von 4teamwork konfiguriert. Sie dient auch as unpersönlicher Empfänger pro physischen und virtuellen Mandanten bei Aufgaben. Personen in dieser Rollen können einen Posteingang erfassen, Dokumente weiterleiten, Unpersönliche Aufgaben an Eingangskorb verwalten sowie sind diese Stellvertretung bei Aufgaben. Zudem sind sie automatisch für alle Aufgaben an den Mandanten mitberechtigt.

Rollen innerhalb der Ordnungsstruktur

Innerhalb der Ordnungsstruktur können Rechte zugewiesen werden für - Dossier lesen - Dossier hinzufügen - Dossier bearbeiten - Dossier abschliessen - Dossier reaktivieren

Diese Rechte werden jeweils AD-Gruppen zugewiesen. Damit werden faktisch “Benutzergruppen” gebildet.

Best Practice ist, innerhalb der Organisation ein Gruppe von Personen (Benutzergruppe) zu bilden die jeweils alle obgenannten Rechte exkl. “reaktivieren” besitzt. Dabei handelt es sich um generell formuliert “Sachbearbeitende”.

Das Recht “reaktivieren” von Dossiers wird in der Regel einer separaten Gruppe zugewiesen, da das Reaktivieren Einfluss auf die Rückbehaltungsperiode hat. Dieses Recht wird in der Regel nur GEVER-Verantwortlichen innerhalb der jeweiligen Organisation oder alternativ der Rolle Administrator übertragen.

Entsprechende Rollen (Best Practice) sind: - Sachbearbeitende: Zuweisung der Benutzer zu Mandant(en) Rechte für lesen, hinzufügen, bearbeiten und abschliessen von Dossiers

• GEVER-Verantwortliche: Zuweisung der Benutzer zu Mandant(en). Alle Rechte (lesen, hinzufügen, bearbeiten, abschliessen, reaktivieren von Dossiers)