Der Rollenmanager¶
Wozu dient der Rollenmanager?¶
Die Zugriffsberechtigungen eines Mandanten sind auf Stufe Ordnungsposition hinterlegt und werden auf die darunter liegenden Dossiers vererbt.
Der Rollenmanager ist eine zusätzliche Rolle, die ausgewählten Benutzern zugeteilt werden kann; es ist dazu kein separates Login notwendig. Benutzern, die diese Rolle besitzen, ist es erlaubt, auf Ordnungspositionen und Dossiers die Berechtigungen anzupassen, d.h. einzuschränken oder zu erweitern. Auf Stufe Dokument gelten die Berechtigungen, wie sie auf dem Dossier vergeben sind.
Beispiele:
- Auf eine Ordnungsposition soll nebst der Leitung auch die Gruppe Sekretariat Einsicht nehmen können. Mit der Berechtigung Rollenmanager kann diese Erweiterung auf Stufe Ordnungsposition vorgenommen werden.
- Unter einer Ordnungsposition befindet sich ein Dossier, das in Abweichung zur Regel nicht von allen Gruppen, die auf die übrigen Dossiers dieser Position Zugriff haben, eingesehen werden soll. Personen mit der Berechtigung Rollenmanager können die Zugriffsrechte für dieses Dossier einschränken.
Bemerkung
Änderungen, die der Rollenmanager an den Berechtigungen vornimmt, werden im Journal protokolliert.
Die Rolle “Rollenmanager” sollte nur Personen zugeteilt werden, die alle Dossiers eines Mandanten sehen dürfen. Der Grund ist, dass Personen mit dieser Rolle automatisch auf jene Dossiers oder Ordnungspositionen Zugriff erhalten, bei denen sie eine Änderung vornehmen.
Es sollten immer Gruppen, nicht einzelne Personen auf Dossiers oder Ordnungspositionen berechtigt werden. Auf diese Weise ist bei einer personelle Mutation die Kontinuität gewährleistet.
Bedienung¶
Änderung der Berechtigungen bei einem Dossier¶
Öffnen Sie das gewünschte Dossier und klicken Sie auf Aktionen → Freigabe. Die Aktion Freigabe erscheint nur bei Personen mit der Berechtigung Rollenmanager.
Hierauf öffnet sich folgende Maske, aus der ersichtlich, ist, welche Gruppen in welcher Weise auf diesem Dossier berechtigt sind:
Berechtigungen einschränken¶
Soll bei einem Dossier die Berechtigung eingeschränkt werden, entfernen Sie das Häklein Berechtigungen von übergeordneten Ordnern übernehmen und speichern Sie. Dies hat zur Folge, dass die Berechtigungen für dieses Dossier nicht mehr von der übergeordneten Ordnungsposition geerbt werden, sondern spezifisch für dieses Dossier vergeben werden können.
Es wird nun nur noch diejenige Person angezeigt, die mithilfe des Rollenmanagers die Zugriffsberechtigungen bearbeitet (evtl. zusätzlich der Eingangskorb).
Geben Sie im Suchfeld das Kürzel Ihres Mandanten ein (im untenstehenden Beispiel generell gehalten mit “_benutzer”). Klicken Sie anschliessend auf “Suche”. Es werden nun alle Gruppen ohne Berechtigungen angezeigt.
Klicken Sie bei den gewünschten Gruppen auf die Berechtigungen, die vergeben werden sollen. Mit dem Speichern werden die Änderungen übernommen. Die Person mit der Berechtigung Rollenmanager, welche die Änderungen vorgenommen hat, bleibt automatisch ebenfalls auf dem Dossier berechtigt. Zusätzlich werden die Änderungen im Dossier-Journal dokumentiert.
Berechtigungen erweitern¶
Soll bei einem Dossier die Berechtigung erweitert werden, entfernen Sie das Häklein Berechtigungen von übergeordneten Ordnern übernehmen und speichern Sie. Dies hat zur Folge, dass die Berechtigungen für dieses Dossier nicht mehr von der übergeordneten Ordnungsposition geerbt werden, sondern spezifisch für dieses Dossier vergeben werden können.
Fügen Sie die gewünschten Berechtigungen hinzu und speichern Sie. Mit dem Speichern wird die Änderung der Zugriffsberechtigung übernommen. Die Person, welche die Änderung vorgenommen hat, bleibt automatisch ebenfalls auf dem Dossier berechtigt. Zusätzlich werden die Änderungen im Dossier-Journal dokumentiert.
Wiederherstellen von Berechtigungen auf Stufe Dossier¶
Fügt man bei einem Dossier, bei dem man die Berechtigungen erweitert oder eingeschränkt hat, das Häklein Berechtigungen von übergeordneten Ordnern übernehmen wieder hinzu, werden wieder die Berechtigungen von der übergeordneten Ordnungsposition geerbt. Die Person mit der Berechtigung Rollenmanager wird dennoch angezeigt, da sie die Änderung vorgenommen hat. Auch die Wiederherstellung der Vererbung wird im Journal aufgezeichnet.
Änderung der Berechtigungen bei einer Ordnungsposition¶
Die Erweiterung und die Einschränkung der Berechtigungen bei einer Ordnungsposition erfolgen gleich wie bei den Dossiers.
- Klicken Sie auf der gewünschten Position auf Aktionen → Freigabe.
- Nun werden die Gruppen angezeigt, die auf dieser Position berechtigt sind. Das Häklein Berechtigungen von übergeordneten Ordnern übernehmen bezieht sich auf die übergeordnete Position.
- Um eine Einschränkung vorzunehmen, entfernen Sie das Häklein Berechtigungen von übergeordneten Ordnern übernehmen. Bei einer Erweiterung muss das Häklein nicht entfernt werden. Das weitere Vorgehen entspricht demjenigen bei der Bearbeitung von Berechtigungen bei Dossiers.
