DocProperties in Vorlagen verwenden

Damit DocProperties in Worddokumenten verwendet werden können, muss in einem ersten Schritt die entsprechende Wordvorlage, die in OneGov GEVER über den Menüpunkt Vorlagen abgelegt ist, vorbereitet werden:

Hinzufügen in Eigenschaften

  1. Wählen Sie die Wordvorlage im Vorlagenbereich von OneGov GEVER aus, und öffnen Sie das Dokument zur Bearbeitung (Auschecken und bearbeiten).

  2. Begeben Sie sich in Word auf Datei > Eigenschaften > Erweiterte Eigenschaften > Anpassen.

  3. Geben Sie den Namen der gewünschten DocProperty im Feld Name ein.

  4. Als “Wert” kann vorerst ein Leerschlag (Space) eingefügt werden. Dieser wird bei der Erstellung eines neuen Dokuments ab Vorlage automatisch mit dem aktuellen Metadatenwert überschrieben.

  5. Die so erstellte DocProperty kann nun über das Feld Hinzufügen den Eigenschaften hinzugefügt werden.

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  6. Die so erstellten DocProperties sind nun in den Eigenschaften ersichtlich.

  7. Wenn alle gewünschten DocProperties erstellt wurden, mit OK abschliessen.

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Vorlagen kopieren

Für die Erarbeitung einer neuen Vorlage können auch bestehende Vorlagen überarbeitet werden. So müssen nicht alle DocProperties jedes Mal manuell neu erstellt werden, sondern werden mitkopiert.

Hinzufügen in Haupttext

Sind alle benötigten DocProperties in der Wordvorlage definiert, können sie nun nach Belieben im Haupttext verwendet werden.

Dies geschieht in Word wie folgt:

  1. Die gewünschte Stelle, an der die DocProperty eingefügt werden soll, markieren.

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  2. Den Menüpunkt Einfügen auswählen.

  3. Unter Schnellbausteine die Option Feld auswählen.

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  4. In der Kategorie „Dokument-Information“ anwählen und dann den Feldnamen „DocProperty“ auswählen.

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  5. Unter „Optionen“ die gewünschte Eigenschaft (welche oben unter Punkt 1.1. hinzugefügt wurde) hinzufügen und mit „OK“ bestätigen.

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  6. Mit “OK” bestätigen.

Datumsformat anpassen

Wenn ein Datum DocProperty eingefügt wird z.B. ogg.document.document_date kann das Datumsformat nach Einfügen des DocProperty nachträglich angepasst werden. Dazu kann mit Doppelklick > Rechtsklick > Feldfunktion ein auf die gewünschten Position im Dokument geklickt und gemäss Printscreen unten das Datumsformat angepasst werden:

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Bemerkung

Bei der Funktion Dokument aus Vorlage erstellen wird technisch gesehen nur ein Dokument kopiert, daher muss das Format .docx und nicht .dotx für die Vorlage verwendet werden.