Aussonderung

Abgelaufene Dossiers

Das Aussondern von Inhalten im OneGov GEVER wird ausschliesslich auf Stufe Dossier angeboten. Dabei können nur stornierte oder abgeschlossen Dossier, bei welchen die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, ausgesondert werden.

Die Berechnung der Aufbewahrungsdauer erfolgt nach Geschäftsjahr. Ein Beispiel:

• Dossierabschluss: 03.01.2013
• Aufbewahrungsdauer: 10 Jahre
• Aussonderung möglich ab: 1.1.2024

Eine Übersicht über Abgelaufene Dossiers, also Dossiers welche für eine Aussonderung in Frage kommen, bietet der Status-Filter angeboten welcher auf allen Dossierauflistungen zur Verfügung steht.

Angebot erstellen und archivieren

Beim Angebot handelt es sich um einen separaten Inhaltstypen, der neben zusätzlichen Metadaten vor allem die Referenzen auf die entsprechenden Dossiers führt. Das Angebot-Objekt stellt zudem den kompletten Aussonderungs-Workflow zur Verfügung. Dieser setzt sich aus den folgenden Übergängen zusammen:

1. Angebot erstellen
2. Bewertung finalisieren
3. Angebot abliefern
4. Archivierung bestätigen
5. Dossiers vernichten

Angebot erstellen und bewerten

Aussonderungsangebote können auf Stufe Ordnungssystem bzw. Ordnungsposition erstellt werden. Für die direkte Erstellung eines Angebots aus einer Dossierauflistung inkl. Auswahl der Dossiers, steht die Tabbedview-Action Aussonderungsangebot erstellen zur Verfügung.

Wurde eine Angebot erstellt, befindet es sich im Status In Arbeit (disposition-state-in-progress). In diesem Status können die Metadaten des Angebots, wie auch die enthaltenen Dossiers, noch bearbeitet werden.

Zudem kann die Bewertung des Angebots vorgenommen werden, dabei handelt es sich um den Entscheid, ob ein Dossier archiviert werden soll oder nicht. GEVER macht dabei automatisch ein Vorbewertung anhand des Dossier-Metadatums Archivwürdigkeit.

Anschliessend kann die Bewertung von den Records Managern über die Angebotsansicht angepasst und vorbereitet werden. Die Bewertung kann sowohl auf Stufe Ordnungsposition für alle enthaltenen Dossiers oder einzeln pro Dossier angepasst werden.

Stornierte Dossiers werden in einer separten Liste aufgeführt. Auch die automatische Vorbewertung anhand des Dossier-Metadatums Archivwürdigkeit entfällt. Stornierte Dossiers sind immer als nicht archivwürdig vorbewertet.

Je nach Arbeitsweise kann für die endgültige Bewertung das Archiv auf dem GEVER Mandanten berechtigt werden um die Bewertung gleich im GEVER vornehmen zu können oder es kann ein Bewertungsliste (Excel) generiert und dem Archiv übermittelt werden. Eine automatischer Import der Bewertungsliste steht aktuell nicht zur Verfügung.

Bewertung finalisieren

Wurde die Bewertung durch das Archiv vorgenommen, kann die Bewertung finalisiert werden. Dabei wird das Angebot in den Status Bewertet (disposition-state-appraised) versetzt und kann nicht mehr bearbeitet bzw. angepasst werden.

Angebot abliefern

Anschliessend kann das Angebot abgeliefert werden. Danach steht auch die Aktion Ablieferungspaket herunterladen zur Verfügung, welches den eCH-0160 Export für die enthaltenen Dossiers mit einer positiven Bewertung zum Download anbietet.

Wenn in GEVER ein Ablieferungsmechanismus aktiviert und konfiguriert wurde (durch 4teamwork), kann das Ablieferungspaket auch direkt durch einen nächtlichen Job in ein definiertes Verzeichnis oder ein gemountetes Share abgelegt werden.

Enthält eine Angebot nur Dossier die nicht ans Archiv abgeliefert werden müssen, so können die Schritte 3 und 4 übersprungen werden und die Dossiers direkt ausgesondert und das Angebot abgeschlossen werden.

Archivierung bestätigen

War der Ingest des SIP-Pakets ins Langzeitarchiv erfolgreich, so kann die Archivierung bestätigt werden, im Idealfall wird dies natürlich gleich von der verantwortlichen Person im Archiv gemacht.

Dossiers vernichten

Der Prozess der Aussonderung wird mit der Vernichtung der Dossiers abgeschlossen. Dabei werden alle im Angebot enthaltenen Dossiers (auch nicht archivwürdige) vernichtet, also effektiv aus dem GEVER gelöscht.

Nach Abschluss des Angebots, also nach der Vernichtung der Dossiers, besteht zudem die Möglichkeit ein automatisch generiertes Löschprotokoll herunterzuladen.

Zusätzliche Vernichtungs-Varianten (Nur löschen der Primärdaten, Entzug der Leseberechtigung etc.) sind aktuell nicht umgesetzt und auch nicht geplant.

Angebot ablehnen

Ein Angebot im Status In Bearbeitung oder Abgeliefert kann zudem von einem Archivar abgelehnt werden, dabei wird das Angebot wieder in den Status In Bearbeitung versetzt.

Verlauf

Für jedes Angebot wird ein Verlauf geführt und ähnlich wie bei Aufgaben oder Anträgen dargestellt.

Auflistung

Auf Stufe Ordnungssystem steht für Benutzer mit den Rollen Records Manager oder Archivist ein zusätzlicher Reiter Angebote zur Verfügung, welcher alle Angebote dieses Ordnungssystems auflistet. Dabei werden standardmässig nur aktive Angebote aufgelistet, mittels dem Statusfilter Alle können aber auch abgeschlossene Angebote angezeigt werden.

Berechtigung

Sowohl das Erstellen wie auch das Betrachten eines Angebots ist durch eine separate Permission geschützt. Diese steht nur den Rollen Manager, Records Manager und Archivist zur Verfügung.

Die neue Rolle Records Manager wird global vergeben und wird dem relativ kleinen Benutzerkreis von Benutzern welche für die Aussonderung des entsprechenden Mandants zuständig sind, vergeben.

Die neue Rolle Archivist wird global den Archiv-Mitarbeitenden vergeben, welche dazu berechtigt sind Angebote zu bewerten und ins Langzeitarchiv zu überführen. Benutzer mit der Rolle Archivist können alle angebotenen und archivierten Dossiers sehen, auch wenn Sie nicht dem entsprechenden Mandanten zugewiesen sind. Dies ermöglicht eine Prüfung der Dossiers durch die Archiv Mitarbeitenden während der Bewertungsphase.

Konfigurationsmöglichkeiten

Dossierabschluss

Die folgenden Optionen stehen für den Dossierabschluss zur Verfügung und können pro Mandant aktiviert bzw. deaktiviert werden.

• Automatische PDF Generierung: Bei Dossierabschluss wird jedes Dokument im Dossier in ein Archivformat konvertiert und als separate Datei im Feld Archivdatei abgelegt. Die Konvertierung geschieht asynchron.
• Journal PDF: Bei Dossierabschluss wird ein PDF mit dem komplette Dossier journal generiert und als separates Dokument ins Dossier abgelegt.
• Papierkorb entleeren: Alle Dokumente weche bei Abschluss des Dossiers im Papierkorb enthalten sind werden gelöscht.

Rollen und Berechtigungen

Mit dem Aussonderungsprozess wurden die zwei neuen Rollen Records Manager und Archivist eingeführt. Die Rollen werden global pro Mandant vergeben und sind mit den folgenden Berechtigungen verknüpft.

Records Manager:

• Erstellung und Bearbeitung von Angeboten
• Einsicht in Angebote
• Angebotsablieferung
• Angebotsabschluss inkl. Dossiervernichtung

Archivist:

• Finalisierung der Angebotsbewertung
• Einsicht in Angebote (auch auf fremden Mandanten)
• Bestätigung der Archivierung.

Feature Flag

Die zusätzlichen Features sind nicht mit einem separaten Feature-Flag sondern durch die neuen Rollen Records Manager bzw. Archivist geschützt, welche standarmässig keiner Gruppe zugewiesen sind.