Über OneGov GEVER

Was ist OneGov GEVER?

OneGov GEVER ist eine Webanwendung zur Verwaltung dokumentengestützter Geschäfte. Mit OneGov GEVER werden alle geschäftsrelevanten Informationen bewirtschaftet, die bei der Erfüllung von Aufgaben empfangen, erstellt und bearbeitet werden. Es ist aber nicht nur ein Dokumenten- und Dossiermanagement-System, sondern stellt auch Funktionen für die Prozesssteuerung und Geschäftskontrolle bereit.

Durch die systematische Informationsverwaltung ermöglicht OneGov GEVER eine nachvollziehbare und transparente Geschäftstätigkeit und gewährt dadurch Rechtssicherheit. OneGov GEVER entspricht der internationalen Norm zur Schriftgutverwaltung DIN-ISO-Standard 15489. Die vier zentralen Anforderungen an die Aktenführung (Zuverlässigkeit, Authentizität, Integrität und Benutzbarkeit der Unterlagen) werden somit erfüllt; der Informationspflicht gegenüber Bürgerinnen und Bürgern sowie anderen Organen wird nachgekommen.

Funktionsbereiche

Die drei Funktionsbereiche Aktenführung (Records Management), Prozesssteuerung und Geschäftskontrolle werden in OneGov GEVER in eine einheitliche Benutzeroberfläche integriert.

Die Aktenführung umfasst die flächendeckende und systematische Aufzeichnung von Geschäften mit den dazugehörigen Prozessinformationen. So wird eine Übersicht über die laufenden Geschäfte möglich. Ebenso kann mit OneGov GEVER der Stand eines einzelnen Geschäfts aufgezeigt werden. OneGov GEVER dient als Ablage der geschäftsrelevanten Akten. Sie ist Basis für die elektronische Aktenführung und die elektronische Langzeitarchivierung.

Die Aktenführung ist das Herzstück der elektronischen Geschäftsverwaltung, aber auf das Engste mit dem Prozessmanagement verknüpft. Die Prozesssteuerung erlaubt, Schritte eines Geschäfts zu definieren, Verantwortlichkeiten und Termine festzulegen, Schritte auszuführen und nachzuverfolgen. Auch können andere Amtsstellen an Geschäften beteiligt werden. Die Geschäftskontrolle ist wichtiger Teil von OneGov GEVER. Sie ermöglicht eine Statusübersicht über die Geschäfte und Aufgaben. Mittels integrierter Pendenzenverwaltung können Fristen und Termine kontrolliert werden. Die Geschäftskontrolle umfasst auch statistische Auswertungen.

Der Verein OneGov.ch

Der Verein OneGov.ch wurde 2012 in Zürich gegründet und hat in erster Linie den Zweck, eine Gemeinschaft zwischen mehreren Herstellern und Kunden zu bilden und zu fördern. Der Verein selber bürgt für die Qualität und die Unabhängigkeit des Lösungsbaukasten OneGov Box gegenüber den Herstellern und Kunden. Ziel ist es eine gleichberechtigte Partizipation an der Weiterentwicklung zu ermöglichen. Der Verein setzt sich zusammen aus Mitgliedern, dem Vorstand, einer Geschäftsstelle, einem Expertenausschuss und einer oder mehreren Fachgruppen.

Der Verein OneGov.ch fördert die Nutzung des Lösungsbaukastens OneGov Box in der Schweiz und angrenzendem Ausland, zertifiziert die zugehörigen Software-Module, definiert und kontrolliert die Qualität und die Einhaltung von Standards, verbindet Nutzer und Entwickler und fördert und koordiniert Innovationen, Projekte und Weiterentwicklungen.

OneGov GEVER ist eine der Lösungen, die auf der OneGov Box basieren und ist, wie alle übrigen Lösungen, ohne Lizenzkosten nutzbar. Der Quellcode von OneGov GEVER ist kostenlos im Internet beziehbar (Open Source). Die Lösung wurde im Auftrag des Kantons Zug in den Jahren 2009 – 2011 durch die Firma 4teamwork AG in Bern entwickelt und wird seither gemeinsam mit der OneGov-Gemeinschaft gepflegt und weiterentwickelt.

Schlüsselelemente von OneGov GEVER

OneGov GEVER ist eine standardisierte Open-Source-Lösung, die in Zusammenarbeit mit Fachleuten aus der öffentlichen Verwaltung und Privatwirtschaft entwickelt worden ist. Technisch basiert OneGov GEVER auf den neuesten Web-Technologien sowie zahlreichen weiteren Modulen aus der OneGov Box. OneGov GEVER ist eine reine Weblösung. Sie kann mit herkömmlichen Browsern plattformunabhängig betrieben werden und unterstützt so die mobile Arbeitsweise. OneGov GEVER lässt sich über weite Strecken intuitiv bedienen, verschiedene Tools und Icons erscheinen vertraut. Jeder Benutzer arbeitet mit einer personalisierten Benutzeroberfläche.

OneGov GEVER ist mit beliebigen Betriebssystemen wie auch mit Office-Pakten kompatibel. Es zeichnet sich durch eine hohe Integrierbarkeit in die Umsysteme aus. Für die generelle Anbindung an Drittsysteme ist die standardisierte Dossierschnittstelle eCH-0039 vorgesehen. OneGov GEVER kann für einen einzelnen Mandanten bzw. eine Amtsstelle oder ein Organ eingesetzt werden, aber auch für beliebig viele Mandanten in grossen und arbeitsteilig gegliederten Verwaltungen. Die Applikation ist modular erweiterbar und kann so auf Kundenbedürfnissen angepasst werden.

Initiale Lizenzgebühren für die Software entfallen, da OneGov GEVER unter der GNU General Public License GPL Version 2 der Schweizerischen Informatikkonferenz SIK entwickelt worden ist. Das dem verwendeten Lizenzmodell zu Grunde liegende Copyleft ist Anreiz für eine wachsende Community rund um GEVER, die ihre Kompetenz dynamisch in die Weiterentwicklung des Produkts einbringen kann.

Über diese Unterlagen

Diesen Unterlagen basieren teilweise auf den Schulungsunterlagen des Staatsarchivs des Kantons Zug, die dem Verein OneGov.ch freundlicherweise zur Verfügung gestellt wurden. Diese Unterlagen werden durch die 4teamwork AG laufend erweitert und aktualisiert.