Grundlagen

Login

Beim ersten Login gelangen Sie auf die untenstehende Login-Maske. Dort können Sie sich mit Ihrem Login anmelden. Damit Sie diesen Ablauf nur beim ersten Mal durchführen müssen, wählen Sie die Checkbox “Eingeloggt bleiben” an. Bestätigen Sie die Aktion mit “Anmelden”.

Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie es sich ganz eifach über “Passwort vergessen?” neu setzten lassen. Es wird dann eine automatische E-Mail an Sie gesendet, mittels welchem Sie sich ein neues Passwort definieren können.

Portal

Nach erfolgreichem Login gelangen Sie auf die Übersicht unten. Dort sind diverse Informationen zu entnehmen und Aktionen zu betätigen:

1. Anmeldeverlauf: Dort sehen Sie Ihre letzten Aktivitäten mitsamt Browser- und IP-Informationen.
2. Zwei-Faktor-Authentifizierung: Dort können Sie entnehmen, ob Ihre Installation doppelt geschützt ist.
3. Mandanten: Dort finden Sie alle Mandanten Ihrer Organisation aufgelistet. Um die Arbeit in OneGov GEVER aufzunehmen, wählen Sie den gwünschten Mandanten an.
4. Aufgaben: Hier finden Sie eine mandantenübergreifende Übersicht über alle Ihre Aufgaben.

2-Faktor-Authentifizierung

Für mehr Sicherheit empfehlen wir, die 2-Faktor-Authentifizierung zu aktivieren. Das bedeutet, dass Sie Ihren OneGov GEVER Account mit einem zweiten Faktor absichern. Das System wird Sie dann bei jedem erneuten Anmelden nach einem Einmalpasswort ab, dass Sie jeweils mit einer zusätzlichen Applikation auf Ihrem Smartphone generieren. Mehr zu diesem Thema finden Sie in diesem Beitrag.

Zur Aktivierung kann zuerst auf der Portal-Seite ganz einfach auf Aktivieren geklickt werden.

Dadurch gelangt man auf die Seite zur Einrichtung der 2-Faktor-Authentizierung.

Laden Sie die Applikation Google Authenticator herunter und befolgen Sie die Installations-Anweisung:

• Für iOS
• Für Android

Mit der Applikation Google Authenticator können Sie den QR-Code scannen. Dadurch erhalten Sie ein Einmalpasswort, welches im Feld Bestätigungscode eingetragen werden kann. Klicken Sie dann auf verifizieren und aktivieren.

Bei erfolgreicher Aktivierung erscheint oben die Meldung Die 2-Faktor-Authetifizierer ist jetzt mit Ihrem Account verknüpft.

Übersicht

Nachdem Sie im Portal den gwünschten Mandanten ausgewählt haben, gelangen Sie auf die Übersicht unten. Von da haben Sie verschiedene Möglichkeiten, sich weiter in OneGov GEVER zu bewegen.

1. Servicenavigation
2. Hauptnavigation

Servicenavigation

Die Servicenavigation besteht aus der Benachrichtigungsanzeige, der Mandantenauswahl, der Schnellsuche sowie den Profileinstellungen.

1. Die Benachrichtigungsanzeige zeigt mittels roter Blase an, wenn eine Benachrichtung an den Benutzer gemacht wurde. Bei Klick darauf kann diese angeschaut werden.
2. Bei der Mandantenauswahl kann, falls Ihre Organisation mehrere Mandanten besitzt, zwischen diesen gewählt werden.
3. Bei der Schnellsuche kann nach einem Dossier, Dokument etc. gesucht werden. Mehr zur Suche finden Sie in diesem Beitrag.
4. Bei den Profileinstellungen kann sich der Benutzer entweder abmelden oder auf sein persönliches Portal wechseln.

Hauptnavigation

Durch Klick auf einen Navigationspunkt in der Hauptnavigation gelangen Sie direkt auf die Hauptfunktionen von OneGov GEVER.

Der Navigationspunkt Eingangskorb ist bei einigen Installationen ausgeblendet, da dieser nicht für alle relevant ist. Der Navigationspunkt Sitzungen ist ein Zusatzmodul und daher auch nicht für alle ersichtlich.

1. Übersicht: Dies ist die Default-Ansicht beim Login und zeigt alle persönlichen Dossiers, Dokumente, Aufgaben etc. des Benutzers.
2. Unter dem Reiter Meine Ablage wird jedem Benutzer eine Möglichkeit geboten, wichtige persönliche Dokumente in einem privaten Bereich in OneGov GEVER ablegen und verwalten zu können.
3. Ordnungssystembaum: Via Ordnungssystembaum kann auf eine Rubrik navigiert werden, wo dann Dossiers erstellt und Dokumente abgelegt werden können.
4. Im Reiter Eingangskorb können Posteingänge erfasst und weitergeleitet werden.
5. Im Reiter Vorlage finden Sie alle hinterlegten Vorlagen und können neue hinzufügen.
6. Der Reiter Kontakte enthält verwaltungsexterne Personen (Subreiter Lokal) und das zentrale Adressverzeichnis aller Mitarbeitenden der Verwaltung (Subreiter Benutzer).
7. Im Reiter Sitzungen finden Sie die Sitzungs- und Protokollverwaltung (SPV)

Klickpfad

Dank der klickbaren Breadcrumb (Klickpfad) kann ganz einfach zwischen Navigationsposition, Dossier und Dokument navigiert werden. Die einzelnen Elemente des Ordnungssystems werden gruppiert dargestellt, können aber wie im zweiten Bild ersichtlich, aufgeklappt werden.