Nutzung Eingangskorb

Funktion Eingangskorb

Posteingänge, die auf Stufe Amt/Direktion nachgewiesen werden sollen, werden im Eingangskorb erfasst und von dort aus entweder einem Sachbearbeiter zugewiesen oder an einen anderen (den zuständigen) Mandanten weitergeleitet.

Bemerkung

Für die Erfassung von Posteingängen sind besondere Rechte notwendig; standardmässig sind diese den Personen mit der Rolle Sekretariat oder Leitung zugewiesen.

Einen Posteingang erfassen

Als erstes wird die zu erfassende Unterlage importiert. Handelt es sich um ein Dokument, wird es mit Hinzufügen → Dokument hinaufgeladen.

Handelt es sich um eine E-Mail, wird das Dokument über die E-Mail-Adresse des Eingangskorbs importiert.

Die Dokumente erscheinen nun unter dem Reiter Dokumente.

Posteingang weiterleiten

Kreuzen Sie unter dem Reiter Dokumente das erfasste Dokument an und wählen Sie Weiterleiten.

Hierauf öffnet sich folgende Maske, in welcher der Titel, der Verantwortliche, die Frist und weitere Angaben erfasst werden können. Obligatorisch sind nur rot gekennzeichnete Felder. Kennt man das Zieldossier, ist es am einfachsten, wenn man zunächst den Eingangskorb als Verantwortlichen belässt.

Nach dem Speichern erscheint der Posteingang unter dem Reiter Erteilte Aufgaben.

Anstelle der Weiterleitung kann mit dem Dokument auch folgende Aktionen durchgeführt werden: Kopieren, Als E-Mail versenden, Auswahl exportieren, In den Papierkorb verschieben, Als Zip-Datei exportieren.

Posteingang einem Dossier zuweisen

Durch die Weiterleitung wurde aus dem Posteingang eine Aufgabe generiert. Nun kann diese zusätzlich einem neuen oder einem bestehenden Dossier zugewiesen werden. Durch Klick auf den Titel öffnet sich eine neue Maske, auf welcher die Dossierzuweisung durchgeführt werden kann. Dafür kann unten links auf “Einem Dossier zuweisen” geklickt werden.

Posteingang einem bestehenden Dossier zuweisen

Nach Klick auf “einem Dossier zuweisen” gelangt man auf die nächste Übersicht, wo die Zuweisung auf ein bestehendes Dossier vorgenommen werden kann. Danach kann das Ordnungssystem durchsucht werden, damit auf das korrekte Dossier navigiert werden kann.

Nach dem Speichern wird eine Aufgabenmaske aufgerufen, die mit den notwendigen Angaben (Auftraggeber, Auftragnehmer, Termin) ergänzt werden kann.

Die gespeicherte Aufgabe wird im entsprechenden Dossier sowie in der Anwendungskomponente Übersicht dargestellt und kann weiterverarbeitet werden.

Einem neuen Dossier zuweisen

Haben Sie die Zuweisung an ein neues Dossier gewählt, können Sie im nächsten Schritt die Ordnungsposition auswählen, unter der das neue Dossier erstellt werden soll. Klicken Sie dann auf Weiter.

Nun wird ein Dossierformular geöffnet. Ändern Sie den Titel und passen Sie die weiteren Angaben an. Schliessen Sie den Vorgang mit Speichern ab.

Nun öffnet sich ein Aufgabenformular, bei welchem Sie weitere Aktionen wie “neu zuweisen” und “abschliessen” vornehmen können.

Posteingänge abschliessen

Ist ein Posteingang nicht dossierrelevant, kann er direkt abgeschlossen werden. Er wird darauf automatisch in den Jahresordner gelegt.

Posteingänge neu zuweisen

Mit der Aktion neu zuweisen können Sie den Posteingang einer anderen Person zuweisen.

Der Posteingang wird darauf im Reiter Übersicht → Meine Aufgaben angezeigt und kann wie eine normale Aufgabe weiterbearbeitet werden.

Mandantenübergreifende Posteingänge

Den Posteingang erfassen

Lesen Sie hierzu den folgenden Beitrag Einen Posteingang erfassen. Dieser Vorgang bleibt auch bei einer mandantenübergreifenden Erfassung gleich.

Den Posteingang weiterleiten

Kreuzen Sie den zu weiterleitenden Posteingang an und wählen Sie Weiterleiten.

Erfassen Sie in der Weiterleitungsmaske nebst dem Titel, den Zielmandanten und den Eingangskorb des Zielmandanten.

Bemerkung

Weiterleitungen werden immer an den Eingangskorb adressiert!

Nach dem Speichern erscheint der Posteingang beim Sender unter dem Reiter Weiterleitung. Beim Empfänger erscheint der Posteingang unter dem Reiter Eingang.

Einen Posteingang aus einem anderen Mandanten bearbeiten

Ein Posteingang aus einem anderen Mandanten bearbeiten deckt sich vom Funktionsumfang mit dem Kapitel Mandantenübergreifende Zusammenarbeit. Ziehen Sie daher bitte das Kapitel Mandantenübergreifende Zusammenarbeit bei.