Ein neues Dossier eröffnen

Um ein neues Dossier zu eröffnen, klicken Sie auf die Ordnungsposition, unter der das Dossier erfasst werden soll, und wählen Sie Hinzufügen Geschäftsdossier.

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Bemerkung

Ein Dossier kann jeweils nur auf der untersten Gliederungsstufe des Ordnungssystems (sog. Rubrik) hinzugefügt werden, z.B. unter 1.2.3, nicht aber unter 1.2.

Alle Elemente in OneGov GEVER (Dokumente, Mails, Subdossiers, Aufgaben, usw.) müssen in ein Dossier abgelegt werden. Ohne ein Dossier ist die Nutzung dieser Elemente nicht möglich.

Die Erfassungsmaske ist in die vier Reiter Allgemein, Ablage, Sichtbarkeit, Lebenszyklus gegliedert. Der jeweils aktive Reiter ist grau hinterlegt. Obligatorische Felder sind mit einem roten Quadrat markiert.

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Reiter Allgemein

Für die Erfassung eines Geschäfts ist der Reiter Allgemein der wichtigste. In der Regel genügt es, diese Felder auszufüllen, allenfalls ist noch die Ablage zu ergänzen.

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Nachfolgend eine Beschreibung der verschiedenen Eingabefelder und Reiter.

  1. Titel: Im Titel wird der Geschäftsinhalt kurz, prägnant und zusammenhängend beschrieben. Der Titel enthält die Kerninformationen zu einem Geschäft. Er sollte so gewählt werden, dass auch eine dritte Person versteht, worum es geht. Abkürzungen sind deshalb zu vermeiden.

  2. Beschreibung: Ausführliche Beschreibung des Geschäfts (fakultativ).

    Informationen, die im Titelfeld nicht Platz haben, können im Feld Beschreibung ergänzt werden. Die Gliederung erfolgt primär durch Satzzeichen. Absätze und Leerzeilen im Hinblick auf die digitale Archivierung bitte ganz vermeiden.

    Bei der Suche wird das Feld Beschreibung (wie die übrigen Textfelder) ebenfalls berücksichtigt; in der Dossierliste wird jedoch nur der Titel angezeigt. Die zentralen, identifizierenden Geschäftsinformationen müssen daher im Titelfeld enthalten sein.

  3. Schlagwörter: Zusätzlich zu Titel und Beschreibung kann das Dossier mit Schlagwörter versehen werden.

  4. Beginn: Das Beginndatum eines Geschäfts entspricht dem ersten Dokument eines Dossiers. Standardmässig wird in OneGov GEVER das aktuelle Tagesdatum vorgegeben. Das Datum kann auf zwei Arten angepasst werden:

    a) Mit Klick auf das Kalendersymbol öffnet sich ein elektronischer Kalender, mit dem das gewünschte Datum ausgewählt werden kann; das aktuelle bzw. gewählte Datum ist farbig markiert.

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    1. Manuelle Eingabe des gewünschten Datums, z.B. 23.9.2017

  5. Ende: Das letzte Dokument bestimmt das Enddatum eines Dossiers und zugleich das Jahr, in dem es abgelegt wird. Die Eingabe erfolgt analog zum Beginndatum.

  6. Kommentar: Das Feld Kommentar kann für Erläuterungen zum Dossier oder zum Dossierverlauf verwendet werden.

  7. Externe Referenz: Das Feld Externe Referenz kann verwendet werden, um Fremdschlüssel und Verknüpfungen auf Daten in Drittsystemen zu speichern.

  8. Federführend: Federführend ist diejenige Person, die für die Führung des Dossiers verantwortlich ist. Federführend ist immer eine Person aus dem eigenen Mandanten. Standardmässig schlägt OneGov GEVER im Feld Federführend die angemeldete Person vor. Änderung der Federführung: Im Textfeld werden mindestens zwei Buchstaben des Vor- oder Nachnamens oder das Kürzel eingegeben. Aus der darauf erscheinenden Liste wird die gewünschte Person mit Klick ausgewählt.

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    Die Auswahlliste zeigt aus Platzgründen nur die ersten zehn Treffer an. Falls Sie die gewünschte Person in der Liste nicht finden, müssen Sie weitere Buchstaben des Namens eingeben.

  9. Verwandte Dossiers: Mit diesem Feld kann auf verwandte Dossiers verwiesen werden.

    1. Kennt man den Dossiertitel oder Bestandteile davon, wird der Text direkt ins Feld eingegeben. Darauf erscheint die in Frage kommende Liste, aus der das gewünschte Dossier ausgewählt werden kann.

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    2. Kennt man den Dossiertitel nicht, klickt man auf “hinzufügen” und navigiert durch das Ordnungssystem. Mehrfachauswahl ist mit der Ctrl-Taste möglich

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    Die referenzierten Dossiers können unter den Eigenschaften eines Dossiers aufgerufen werden.

Reiter Ablage

Die Felder unter diesem Reiter beziehen sich auf die Papierablage des Dossiers. Sie sind alle fakultativ.

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  1. Ablage-Präfix: Im Pulldown-Menü kann die Ablage ausgewählt werden, z.B. Amt, Leitung, Direktionssekretariat, Regierungsrat
  2. Behältnisart: Dossier, Ordner, Schachtel
  3. Anzahl Behältnisse: Anzahl Dossiers etc.
  4. Behältnis-Standort: Standort der Dossiers. Dieses Feld ist dann nützlich, wenn es für die Ablage mehrere Standorte gibt.
  5. Aktenzeichen: Aktenzeichen des Dossiers, das sich aus dem Kürzel des Mandanten, der Nummer der Ordnungsposition, unter der das Dossier abgelegt ist, und einer fortlaufenden Dossiernummer (bezogen auf die Ordnungsposition) zusammensetzt.
  6. Früheres Aktenzeichen: Wird ein Dossier von einer Ordnungsposition unter eine andere verschoben, wird in diesem Feld automatisch das frühere Aktenzeichen eingetragen. Das Feld bleibt leer, wenn kein früheres Aktenzeichen vorhanden ist.

Reiter Sichtbarkeit

In den angezeigten Feldern sind bereits jene Werte eingetragen, die auf Stufe Ordnungsposition hinterlegt sind. Bei Bedarf können die Werte auf dieser Stufe verschärft, aber nicht abgeschwächt werden.

Beispiel: In diesem konkreten Fall kann statt „Nicht klassifiziert“ der Wert „Vertraulich“ gewählt werden. Jedoch kann der Öffentlichkeitsstatus nicht auf „öffentlich“ gesetzt werden.

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Reiter Lebenszyklus

In den Feldern des Reiters Lebenszyklus werden jene Werte angezeigt, die bei der korrespondierenden Ordnungsposition hinterlegt sind. Diese können bei Bedarf übersteuert werden.

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Dossieransicht nach dem Speichern

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  1. Dossiertitel Anzeige des im Titelfeld des Dossiers eingetragenen Textes (Geschäftstitel)
  2. Byline: In der Byline befinden sich weitere zentrale Informationen zum Dossier.
    • Federführung: Federführender Sachbearbeiter, federführende Sachbearbeiterin
    • Status: Bei der Eröffnung eines Dossiers wird automatisch der Status „In Bearbeitung“ gesetzt. Weitere Status-Werte sind: „Abgeschlossen“, „Storniert“. Sie können bei entsprechenden Rechten über „Weitere Aktionen“ ausgewählt werden.
    • Beginn: Beginn-Datum
    • Ende: Ende-Datum (wird erst angezeigt, wenn eingetragen)
    • Laufnummer: Fortlaufende Dossiernummer (unabhängig davon, ob es sich um ein Dossier oder um ein Subdossier handelt)
    • Aktenzeichen: Das Aktenzeichen eines Dossiers setzt sich aus folgenden Elementen zusammen: Kürzel Mandant, Nummer der Ordnungsposition, Dossierzähler unterhalb der Ordnungsposition (in unserem Beispiel: OG 1.1.1 / 1)
    • Ablagenummer: Diese wird erst angezeigt, wenn nach Abschluss des Dossiers eine Ablagenummer vergeben worden ist.
    • E-Mail-Adresse: Über die E-Mail-Adresse des Dossiers können beliebige E-Mails in OneGov GEVER importiert werden.
  3. Bearbeitungsmöglichkeiten: Oberhalb des Dossiertitels stehen verschiedene Bearbeitungsmöglichkeiten und weitere Aktionen zur Verfügung.
  4. Reiter des Dossiers: Die Inhalte des Geschäfts sind unter verschiedenen Dossierreitern abgelegt. Der standardmässig eingeblendete Reiter Übersicht zeigt die neusten Inhalte der Reiter Subdossier, Dokumente, Aufgaben und Beteiligungen an. Ausserdem zeigt er den Text im Feld Beschreibung an, sofern dieses Feld ausgefüllt wurde. Der Reiter Journal listet auf, wer wann welche Aktionen auf Stufe Dossier durchgeführt hat. Unter dem Reiter Info können die Zugriffsberechtigungen überprüft werden. Der Reiter Anträge wird nur eingeblendet, wenn das Modul “Sitzungs- und Protokollverwaltung” aktiviert wurde.