Dokumentvorlagen verwalten

Dokumentvorlagen

Die Anwendungskomponente Vorlagen befindet sich in der GEVER-Übersichtsleiste und beinhaltet die Menüs Dokumente und Standardabläufe (siehe auch Mit Standardabläufen arbeiten).

Verwendungszweck von Dokumentvorlagen

Die Vorlagen in OneGov GEVER dienen als Grundlage für neu zu erstellende Dokumente und unterscheiden sich in ihrer Funktion von den aus Microsoft Office bekannten Vorlagen-Formaten und deren Anwendungsmöglichkeiten. Die in OneGov GEVER abgelegten Vorlagen werden deshalb anders als die Office-Vorlagenformate (.dot, .xlt, .pot) im normalen Office-Format (.doc, .xls, .ppt) in OneGov GEVER gespeichert und verwendet. Beim Erstellen eines Dokuments aus einer Vorlage wird denn auch „nur“ eine Kopie der abgelegten Vorlage geöffnet und zur Bearbeitung als neues Dokument in OneGov GEVER angelegt.

Eine neue Dokumentvorlage erstellen

Im Bereich Vorlagen können über Hinzufügen -> Dokument analog zum Erstellen von Dokumenten in Dossiers neue Vorlagen-Dokumente erstellt werden. Unter Datei kann dazu die zuvor im eigenen Filesystem erstellte und gespeicherte Vorlage (z.B. Office-Datei) hinaufgeladen werden. Dabei ist bei Office-Dateien wie schon erwähnt darauf zu achten, dass die Datei im normalen Office-Format (z.B. ”.doc”) heraufgeladen wird. Nach dem Speichern ist die Vorlage in OneGov GEVER abgelegt und kann beim Erstellen von Dokumenten aus Vorlagen ausgewählt werden.

Dokumentenvorlagen bearbeiten / löschen

Das nachträgliche Bearbeiten von Vorlagen funktioniert analog zur Bearbeitung von normalen Dokumenten. Sie können die Metadaten (Metadaten bearbeiten, z.B. Titel, Datum) sowie den Inhalt (Auschecken und bearbeiten) Ihrer Vorlagen jederzeit ändern. Die inhaltlichen Änderungen können durch das Zurücksetzen auf eine vorherige Version jederzeit rückgängig gemacht werden.