Übersicht über den typischen Aufgabenworkflow

Nach dem Speichern ist eine Aufgabe im Status Offen.

Typische Reihenfolge der Aufgabenerledigung

• Auftragsgeber erstellt eine Aufgabe: Status Offen
• Auftragnehmer akzeptiert die Aufgabe: Status In Arbeit
• Auftragnehmer erledigt die Aufgabe: Status Erledigt
• Auftraggeber schliesst die Aufgabe ab: Status Abgeschlossen

Bemerkung

Bei den Auftragstypen “Zur Kenntnisnahme” sowie “Zur direkten Erledigung” ist der Workflow abgekürzt, da der Auftraggeber in diesen Fällen keine Antwort erwartet, die überprüft werden muss.

• “Zur Kenntnisnahme”: Diese Aufgabe kann ohne Akzeptieren direkt abgeschlossen werden.
• “Zur direkten Erledigung”: Diese Aufgabe kann nach dem Akzeptieren direkt abgeschlossen werden.

Mitarbeitende, die Zugriff auf den Eingangskorb haben, können zusätzliche Aufgabenaktionen auslösen, auch wenn sie nicht Auftragnehmer sind.

Spezialfälle

• Auftragnehmer lehnt eine Aufgabe ab. Die Aufgabe wird automatisch dem Auftraggeber zurück zugewiesen: Status Abgelehnt
• Auftraggeber storniert/bricht eine Aufgabe ab: Status Abgebrochen
• Auftragsgeber öffnet eine Aufgabe nochmals, nachdem sie bereits erledigt war oder zurückgewiesen worden ist: Status Offen
• Auftraggeber weist Aufgabe neuer Person zu: Status Offen

Sequentieller Aufgabenablauf

Wird ein Standardablauf mit sequentiellen Ablauftyp ausgelöst, kommen noch die Status Geplant und Übersprungen dazu. Wird ein solcher Standardablauf ausgelöst, werden die Aufgaben nacheinander ausgelöst. Das bedeutet, dass sich die nächste Aufgabe erst aktiviert, wenn jene davor abgeschlossen wurde. Die erste Aufgabe wird dadurch automatisch in den Status Offen gesetzt. Alle weiteren, nachfolgenden Aufgabe erhalten den Status Geplant bis diese dann an der Reihe sind. Solche Aufgaben können auch Übersprungen werden und erhalten entsprechend auch diesen Status.

Berechtigung bei den verschiedenen Auftragstypen

Die nachfolgend über Aufgaben definierten Rechte an Dokumenten ergänzen die bestehenden Berechtigungen auf Stufe Ordnungsposition und Dossier während der Dauer einer Aufgabe. Sobald die Aufgabe abgeschlossen wird, werden auch diese Rechte dem Auftragnehmer wieder entzogen.

Auftragstyp	Auftragnehmende Person ist berechtigt
Zur Kenntnisnahme	zu lesen
Zur direkten Erledigung	zu überarbeiten
Zum Bericht/Antrag	zu überarbeiten
Zur Genehmigung	zu überarbeiten
Zur Prüfung/Korrektur	zu überarbeiten
Zur Stellungnahme	zu überarbeiten

Mit der auftragnehmenden Person wird auch die Eingangskorbgruppe des auftragnehmenden Mandanten mitberechtigt. Dies im Sinne der Stellvertreter-Regelung.

Aufgaben-Workflow-Diagramm

Nachstehend ist das Zusammenspiel aller Status bei Aufgaben grafisch dargestellt.