Aufgaben überwachen (Pendenzenkontrolle)¶
Unter der Komponente Übersicht werden die persönlichen Aufgaben sowie
diejenigen des ganzen Amtes aufgelistet. Dies ermöglicht eine
persönliche und eine zentrale Pendenzenkontrolle. Mandantenübergreifende
Aufgaben sind mit einem speziellen Icon versehen: 
Bemerkung
Die Spalte Mandant gibt an, in welchem Mandanten eine Aufgabe und damit das zugehörige Dossier gespeichert ist. Wurde eine Aufgabe aus einem anderen Mandanten in ein eigenes Dossier kopiert, so wird unter der Spalte Mandant der eigene Mandant angegeben, weil die Aufgabe hier gespeichert ist. In der Spalte Mandant wird also nur dann ein anderer Mandant angegeben, wenn sich zur betreffenden Aufgabe kein Dossier im eigenen Mandanten befindet.
Persönliche Aufgabenkontrolle¶
Die Reiter Meine Aufgaben und Erteilte Aufgaben unter der Arbeitskomponente Übersicht dienen der persönlichen, dossierübergreifenden Aufgabenübersicht. Mit einem Klick auf den Titel öffnet sich die Aufgabe. Der Breadcrumb-Pfad verweist auf das Dossier, zu dem die Aufgabe gehört und auf die Position im Ordnungssystem, unter der das Dossier abgelegt ist.
Der Reiter Meine Aufgaben listet die mir zugewiesenen Aufgaben auf. Darunter können sich auch Aufgaben aus anderen Mandanten befinden, d.h. Aufgaben, zu denen im eigenen Mandanten kein Dossier besteht. In diesem Fall ist unter der Spalte Mandant ein fremder Mandant eingetragen.
Standardmässig werden nur die pendenten Aufgaben angezeigt: Status
Offen, In Arbeit, Erledigt, Abgelehnt. Sollen auch die
abgeschlossenen und stornierten Aufgaben angezeigt werden, muss beim
Status Alle gewählt werden.
Unter dem Reiter Erteilte Aufgaben sind die Aufgaben zu finden, die ich anderen Personen zugewiesen habe. Hier sind naturgemäss nur Aufgaben zu finden, die (zusammen mit den Dossiers) im eigenen Mandanten gespeichert sind. Die Auftragnehmer können jedoch anderen Mandanten angehören.
Es bestehen folgende Auswertungsmöglichkeiten: Ausgewählte Aufgaben können als PDF oder in eine Excel-Tabelle exportiert werden. Die Auswertung muss für Meine Aufgaben und Erteilte Aufgaben separat vorgenommen werden. Zu den Sortierungsmöglichkeiten siehe Spalten sortieren.
Zentrale Aufgabenkontrolle¶
Die Reiter Alle Aufgaben und Alle erteilten Aufgaben unter der Anwendungskomponente Übersicht listen sämtliche Aufgaben und Aufträge aller Mitarbeiter/innen eines Mandanten auf. Diese Darstellung erlaubt eine Übersicht über alle offenen und abgeschlossenen Aufgaben bzw. Aufträge einer Verwaltungsstelle. Der Zugriff auf die zentrale Aufgabenkontrolle ist nur mit spezieller Berechtigung möglich; standardmässig wird sie dem Sekretariat und der Leitung zugeteilt.
- Reiter Alle Aufgaben (alle Aufgaben, deren Auftragnehmer Personen aus dem eigenen Mandanten sind): Der Reiter Alle Aufgaben listet die zu erledigenden Aufgaben sämtlicher Mitarbeiter/innen des jeweiligen Mandanten auf. Darunter können sich auch Aufgaben aus anderen Mandanten befinden, d.h. Aufgaben, zu denen im eigenen Mandanten kein Dossier besteht. Dies ist dadurch ersichtlich, dass in der Spalte “Mandant” ein anderer als der eigene aufgelistet ist.
- Reiter Alle erteilten Aufgaben (alle Aufgaben, deren Auftraggeber Personen aus dem eigenen Mandanten sind): Der Reiter Alle erteilten Aufgaben listet jene Aufgaben auf, die Mitarbeiter/innen des Amts intern oder an eine andere Amtsstelle erteilt haben. Unter diesem Reiter gibt es deshalb nur Aufgaben, die (zusammen mit den Dossiers) im eigenen Mandanten gespeichert sind. Die Auftragnehmer können jedoch anderen Mandanten angehören.
Bei der zentralen Pendenzenliste bestehen folgende Auswertungsmöglichkeiten:
Ausdruck einer ausgewählten Menge von Aufgaben als PDF oder Export nach Microsoft Excel. Die Auswertung muss für “Alle Aufgaben” und “Alle erteilten Aufgaben” separat vorgenommen werden.
Personen, die berechtigt sind, alle Aufgaben einer Amtsstelle zu sehen, steht die Aktion Pendenzenliste zur Verfügung. Mit Klick auf diese Aktion wird automatisch eine Liste aller pendenten Aufgaben (erhaltene und erteilte) im PDF-Format erstellt.
