Mit Standardabläufen arbeiten¶
Was ist ein Standardablauf¶
Wiederkehrende Aufgabenketten (z.B. vorgegebene Projektschritte) können in OneGov GEVER unter der Anwendungskomponente Vorlagen hinterlegt werden. Diese vordefinierten Aufgabenketten bzw. Aufgabenfolgen werden Standardabläufe genannt. Standardabläufe können normalerweise (je nach Berechtigungen) durch Personen mit Administrator-Rolle definiert werden.
Klickt man auf einen Standardablauf, werden die einzelnen Aufgaben und deren Details angezeigt:
Titel der Aufgabe
Auftragstyp
Auftraggeber
Auftragnehmer
Frist in Tagen ab Auslösung der Aufgabe
Vorselektion: Angabe, ob die Aufgabe automatisch ausgewählt werden soll, wenn man den Standardablauf in einem Dossier auslöst.
Ein Standardablauf setzt sich dabei aus Aufgabenvorlagen zusammen. Diese verhalten sich ähnlich wie normale Aufgaben - bei der Eingabe von Auftraggeber und Auftraggeber steht aber neben den registrierten Benutzern und Eingangskörben der OneGov GEVER Installation auch ein sogenannter interaktiver Benutzer zur Verfügung.
Wird in der Aufgabenvorlage für den Auftraggeber oder -nehmer der interaktive Benutzer ausgewählt, muss nicht eine konkrete Person ausgewählt werden, sondern eine Rolle. Als Rollen stehen die federführende Person (Federführender) oder der zuständige Sachbearbeiter zur Auswahl. Erst beim Auslösen des Standardablaufs in einem Dossier werden dann die Rollen automatisch durch konkrete Benutzer ersetzt. Die federführende Person entspricht dann dem Benutzer, der im entsprechenden Dossier die Federführung inne hat. Der Sachbearbeiter entspricht dem Benutzer, der den Standardablauf auslöst.
Bemerkung
Interaktive und normale Benutzer können in einer Aufgabenvorlage kombiniert werden. Z.B. kann für den Auftraggeber der interaktive Benuter Sachbearbeiter und für den Auftragnehmer ein konkreter Benutzer hinterlegt werden.
Einen Standardablauf auslösen¶
Wählen Sie innerhalb eines Dossiers oder Subdossiers Hinzufügen → Standardablauf auslösen.
Wählen Sie den gewünschten Standardablauf aus und klicken Sie Weiter.
Die in der Vorlage mit Vorselektiert bezeichneten Aufgaben sind
bereits ausgewählt. Mit der gedrückten Ctrl können weitere
Aufgaben hinzu- oder weggeklickt werden.
Mit Speichern werden die ausgewählten Aufgaben ins Dossier übernommen. Der Titel des Standardablaufs wird als Hauptaufgabe vom Typ „Zur direkten Erledigung“ dargestellt und automatisch auf den Status In Arbeit gesetzt. Die Frist der Hauptaufgabe wird aus dem spätesten Termin der Unteraufgaben plus 5 Tage angegeben. Aus den einzelnen Aufgabenschritten werden Unteraufgaben erstellt; diese befinden sich im Status Offen.
Bei Bedarf können nun die Eigenschaften der Aufgaben angepasst werden (Frist, Auftragnehmer etc.). Öffnen Sie dazu die Aufgabe und klicken Sie auf Bearbeiten. Wird die Frist der Unteraufgabe geändert, wird gegebenenfalls auch die Frist der Hauptgabe automatisch angepasst (letzte Frist plus 5 Tage).
Anschliessend stehen die Aufgaben zur weiteren Bearbeitung bereit (siehe Mit Aufgaben arbeiten).
