Sitzungs- und Protokollverwaltung

Einstieg

Damit die Sitzungs- und Protokollverwaltung sinnvoll getestet werden kann, müssen gewisse Vorarbeiten gemacht werden, u.a. neue Kommissionen/Gremien und Sitzungen erstellen. Diese Arbeiten werden im Folgenden beschrieben.

Kommission / Gremium erfassen

Eine neue Kommission kann im Bereich Sitzungen erstellt werden.

1. Pro Kommission kann eine eigene Berechtigungsgruppe festgelegt werden, die diese Kommission verwalten und einsehen kann.
2. Zusätzlich muss auch eine Ablageposition im Ordnungssystem definiert werden. Dort wird dann automatisch ein neues Sitzungsdossier erstellt, in welches alle Sitzungsunterlagen und -protokolle abgelegt werden.
3. Mittels Klick auf „Weiter“ erscheint die zweite Maske.

4. Das System erstellt für jede Kommission automatisch eine initiale Periode, welche nur noch gespeichert werden muss.

Sitzung einrichten

Sobald die Kommission erstellt wurde, können nun die einzelnen Sitzungen erfasst werden. Für jede definierte Sitzung wird vom System automatisch ein entsprechendes Sitzungsdossier erstellt (unterhalb der auf Stufe Kommission definierten Ordnungsposition).

1. Um eine Sitzung hinzufügen zu können, wird in die entsprechende Kommission navigiert und unter Hinzufügen eine neue Sitzung erstellt.

2. Das System schlägt automatisch einen Titel (aus dem Nameen der Kommission und Datum) vor. Dieser kann einfach übernommen oder bei Bedarf angepasst werden. Das Startdatum wird automatisch gesetzt, ein Enddatum muss nicht zwingend erfasst werden. Mittels „Weiter“ öffnet sich eine weitere Maske.

3. Es öffnet sich die Maske des Sitzungsdossiers:
   1. Beim Beschrieb des Sitzungsdossier schlägt das System wiederum einen Titel vor, welcher bei Bedarf manuell angepasst werden kann.
   2. Als Orientierung öffnet das System auf der linken Seite automatisch die Ordnungsposition, in welcher das Sitzungsprotokoll dann auch abgespeichert wurde.
   3. Auswahl der federführenden Person muss zwingend vorgenommen werden.
   4. Mit „Speichern“ den Vorgang abschliessen.

Mitglieder und Mitgliedschaften erfassen

Bei Bedarf können neue Kontakte/Mitglieder direkt unter dem Hauptreiter Sitzungen erfasst werden. Innerhalb einer Kommission kann dann die Zuordnung zwischen Mitglied/Kontakt und Kommission gemacht werden. Im Moment besteht keine Verknüpfung zwischen dem OGDS (lokale Kontakte) und den Kontakten der Sitzungs- und Protokollverwaltung.

Geschäfte als Antrag an Kommission einreichen

Soll ein Geschäft in einer Kommission behandelt werden, muss im entsprechenden Geschäftsdossier ein neuer Antrag erstellt werden. Normalerweise geschieht dies durch den zuständigen Sachbearbeiter/in des Geschäftsdossiers (federführende Person).

1. Im neuen Antrag die erforderlichen Informationen eintragen:

1. Titel des Antrags: Vom System wird standardmässig der Titel des Dossiers vorgeschlagen. Dieser kann aber ergänzt oder angepasst werden.
2. Auswahl der Kommission, welche das Geschäft behandeln soll.

2. Nun können die relevanten Informationen für den Antrag eingetragen werden. Die Standard-Vorlage ist folgendermassen gegliedert:
   1. Rechtsgrundlage: Beschrieb der rechtlichen Grundlage, worauf der Antrag abgestützt ist.
   2. Ausgangslage: Herleitung des Antrages, IST-Situation.
   3. Antrag: Konkreter Beschrieb des Antrages mit allen relevanten Informationen.
   4. Erwägungen: Beschrieb zusätzlicher Informationen und/oder weiterführenden Überlegungen, welche für Entscheidungsträger zum Beschluss des Antrages relevant sind.
   5. Beschlussentwurf: Beschrieb wie Beschluss gemäss Partei, welche den Antrag eingereicht hat, lauten soll.
   6. Veröffentlichung in: Angabe, wo Beschluss kommuniziert werden soll (z.B. Pressemitteilung a Auflistung aller an Antrag beteiligten Stellen und Personen, welche primär über Beschluss informiert werden müssen (Website, Zeitung, intern etc.).
   7. Zu eröffnen an: Auflistung aller an Antrag beteiligten Stellen und Personen, welche primär über Beschluss informiert werden müssen.
   8. Kopie z.K.: Auflistung aller sekundär zu informierenden Stellen und Personen. Die Informationen können mittels Bold, Italic, Auflistung (unorderd) und Aufzählung (ordered) nach Bedarf formatiert werden.

4. Anhänge: Wenn zusätzlich zu den Informationen noch weitere relevante Dokumente dem Antrag beigelegt werden möchte, können diese unter Anhänge ausgesucht werden.
5. Mittels „Speichern“ den Vorgang abschliessen.

6. Durch die Erstellung eines Antrags kann dieser noch erweitert oder angepasst werden. Sind alle nötigen Informationen erfasst, muss der Antrag durch den Antragsteller eingereicht werden. Der Antrag erscheint anschliessend in der Sitzungsverwaltung der jeweiligen Kommission. Ab diesem Zeitpunkt kann der Antrag nicht mehr bearbeitet werden.

Sitzung planen

Wurden die Sitzungen in der entsprechenden Kommission erstellt, kann mit der Planung einer Sitzung begonnen werden.

Traktanden erstellen

1. In der Mitte neben Traktanden auf das „+“ klicken, damit sich die Maske öffnet.
2. Alle eingereichten Anträge erscheinen in der Übersicht. Mittels Klick auf „Traktandieren“ können diese der Sitzung hinzugefügt werden. Über der Liste besteht zusätzlich die Möglichkeit, nach Anträgen zu filtern.
3. Für eine bessere Strukturierung der Traktandenliste ist es auch möglich, Abschnitte zu definieren.
4. Mittels dem Feld „Freitext“ können zusätzliche Traktanden ergänzt werden.

1. Titel anpassen von Traktanden und Abschnitten
2. Entfernen eines Traktandums bzw. Abschnitts. (Bei Anträgen erscheinen diese wieder in der Auflistung von nicht traktandierten Anträgen zu dieser Kommission).
3. Abschliessen eines Antrags. Traktanden, die an einen Antrag gebunden sind können hier einzeln abgeschlossen werden.
4. Anzeigen der Antragdetails (Anhänge und Protokollauszüge)

Protokoll vorbereiten

Die Sitzungs- und Protokollverwaltung von OneGov GEVER unterscheidet nicht zwischen einem Vorprotokoll und Protokoll. Es werden stattdessen einfach automatisch neuere Versionen des gleichen Protokolls (Dokument) erzeugt.

1. Sitzung bearbeiten
2. Status ändern (durchführen, abschliessen)
3. Protokoll generieren
4. Protokollauszüge erstellen

Die (Vor-)Protokollierung einer Sitzung geschieht in der webbasierten Protokollansicht einer Sitzung. Diese erreicht man über den Link Bearbeiten auf der Sitzungsansicht.

1. Auf der linken Seite wird der Ablauf der Sitzung gemäss Traktandenliste abgebildet.
2. Wird das „+“-Zeichen bei Sitzungsangaben geöffnet, können Details zur Sitzung wie Vorsitz, Protokollführung, Teilnehmende etc. ergänzt werden.
3. In der Protokollansicht stehen für jedes Traktandum alle Felder für die direkte Bearbeitung zur Verfügung. Während der Sitzung kann so das Protokoll pro Traktandum laufend ergänzt werden.

Protokoll schreiben

Auf den Einsatz eines WYSIWYG-Editors wurde bewusst verzichtet, da die Texte im Protokoll nur minimal formatiert werden sollen. Basierend auf den erfassten Texten erzeugt die Sitzungs- und Protokollverwaltung automatisch ein Worddokument als Protokoll. Dazu werden in OneGov GEVER vorbereitete Protokollvorlagen als Worddokumente hinterlegt, die dann als Basis für die generierten Protokolle dienen. Auf diese Weise kann ein einheitliches Design (CI/CD) von Protokollen und Pro-tokollauszügen gewährleistet werden.

Das Protokoll zu einer Sitzung wird direkt im Webbrowser erfasst analog unter Punkt 3.2 beschrieben (Protokoll vorbereiten).

Protokoll erzeugen und aktualisieren

1. Sobald ein Traktandum einer Sitzung abgeschlossen ist, wechselt der Status der Sitzung auf „Durchgeführt. Ab diesem Zeitpunkt können keine neuen Traktanden mehr hinzugefügt werden sowie kann die Reihenfolge nicht mehr angepasst werden.
2. Zugleich kann ab da ein Protokoll zur Sitzung generiert werden. Das generierte Protokoll wird automatisch im hinterlegten Sitzungsdossier abgelegt. Das Word-Protokoll kann immer wieder aktualisiert werden Dabei wird standardmässig vom bestehenden Protokoll eine neue Dokumentversion mit den aktuellen Sitzungsinformationen erzeugt. Das Word-Protokoll kann mit einem Klick auf den Download-Link direkt heruntergeladen werden.
3. Mittels Klick auf das „+“-Zeichen erscheint eine weitere Maske, in welcher Abschnitte (oder auch das gesamte) Protokoll in eine beliebige Ordnungsposition gespeichert werden kann.

Die erzeugten Worddokumente werden als normale Dokumente in OneGov GEVER abgelegt. Bei Bedarf können diese nachträglich direkt in Word bearbeitet werden. Diese Möglichkeit sollte jedoch nur sehr überlegt genutzt werden, da bei einer späteren Erzeugung des Protokolls aus der Sitzungs- und Protokollverwaltung eine neue Version erstellt wird und die im Worddokument gemachten Anpassungen nicht übernommen werden.

Protokollauszüge generieren

Nachdem die Sitzung stattgefunden hat, kann das während der Sitzung durch den Protokollführer erstellte Protokoll noch nachbearbeitet oder korrigiert werden. Sind die Arbeiten am Protokoll beendet, kann die Sitzung geschlossen werden.

Dabei wird automatisch für jeden in der Sitzung behandelten Antrag ein Protokollauszug erstellt und ins jeweilige Dossier zurückgeschrieben. Jeder Antragsteller hat damit Zugriff auf den Beschluss der Kommission zu seinem Geschäft.