Posteingänge erfassen und weiterleiten

Funktion Posteingang

Posteingänge, die auf Stufe Amt/Direktion nachgewiesen werden sollen, werden im Eingangskorb erfasst und von dort aus entweder einem Sachbearbeiter zugewiesen oder an einen anderen (den zuständigen) Mandanten weitergeleitet.

Bemerkung

Für die Erfassung von Posteingängen sind besondere Rechte notwendig; standardmässig sind diese den Personen mit der Rolle Sekretariat oder Leitung zugewiesen.

Einen Posteingang erfassen

Als erstes wird die zu erfassende Unterlage importiert. Handelt es sich um ein Dokument, wird es mit Hinzufügen → Dokument hinaufgeladen.

Handelt es sich um eine E-Mail, wird das Dokument über die E-Mail-Adresse des Eingangskorbs importiert.

Interne Posteingänge

Posteingang direkt einem Dossier zuweisen (einfachster Weg)

• Kreuzen Sie unter dem Reiter Dokumente das erfasste Dokument an und wählen Sie Weiterleiten.

• Hierauf öffnet sich folgende Maske, in welcher der Titel, der Verantwortliche, die Frist und weitere Angaben erfasst werden können. Obligatorisch sind nur rot gekennzeichnete Felder. Kennt man das Zieldossier, ist es am einfachsten, wenn man zunächst den Eingangskorb als Verantwortlichen belässt.

  

  Nach dem Speichern erscheint der Posteingang unter dem Reiter Weiterleitung.

• Durch Klick auf den Titel öffnet sich der Posteingang:

  

• Mit der Aktion Einem Dossier zuweisen können Sie wählen, ob die Weiterleitung einem bestehenden oder einem neuen Dossier zugewiesen werden soll. Klicken Sie dann Weiter.

  

Einem bestehenden Dossier zuweisen

Haben Sie die Zuweisung an ein bestehendes Dossier gewählt, können Sie das Dossier mit folgender Maske auswählen:

Nach dem Speichern wird eine Aufgabenmaske aufgerufen, die mit den notwendigen Angaben (Auftraggeber, Auftragnehmer, Termin) ergänzt werden kann.

Die gespeicherte Aufgabe wird im entsprechenden Dossier sowie in der Anwendungskomponente Übersicht dargestellt und kann weiterverarbeitet werden (siehe Kapitel 0)

Einem neuen Dossier zuweisen

Haben Sie die Zuweisung an ein neues Dossier gewählt, können Sie im nächsten Schritt die Ordnungsposition auswählen, unter der das neue Dossier erstellt werden soll. Klicken Sie dann auf Weiter.

Nun wird ein Dossierformular geöffnet. Ändern Sie den Titel (bei Weiterleitungen standardmässig “Eingangskorb”) und passen Sie die weiteren Angaben an. Speichern Sie.

Nun öffnet sich ein Aufgabenformular, das Sie durch die noch benötigten Angaben ergänzen können.

Nach dem Speichervorgang sind sowohl das neue Dossier als auch die entsprechende Aufgabe erstellt und zur Bearbeitung bereit.

Im Eingangskorb wird die Weiterleitung durch den Speichervorgang abgeschlossen und automatisch in den Jahresordner der erledigten Weiterleitungen gelegt.

In der Weiterleitung wird auf die daraus erstellte Aufgabe verwiesen und in der Aufgabe auf die Weiterleitung.

Posteingänge abschliessen

Ist ein Posteingang nicht dossierrelevant, kann er direkt abgeschlossen werden. Er wird darauf automatisch in den Jahresordner gelegt.

Posteingänge neu zuweisen

Mit der Aktion neu zuweisen können Sie den Posteingang einer anderen Person zuweisen.

Der Posteingang wird darauf im Reiter Übersicht → Meine Aufgaben angezeigt und kann wie eine normale Aufgabe weiterbearbeitet werden.

Mandantenübergreifende Posteingänge

Den Posteingang erfassen

Siehe hierzu Abschnitt 9.2.

Den Posteingang weiterleiten

Kreuzen Sie den Posteingang an und wählen Sie Weiterleiten.

Erfassen Sie in der Weiterleitungsmaske nebst dem Titel den Zielmandanten und den Eingangskorb des Zielmandanten.

Bemerkung

Weiterleitungen werden immer an den Eingangskorb adressiert!

Nach dem Speichern erscheint der Posteingang beim Sender unter dem Reiter Weiterleitung. Beim Empfänger erscheint der Posteingang unter dem Reiter Eingang.

Einen Posteingang aus einem anderen Mandanten bearbeiten

Posteingang akzeptieren

Noch nicht verarbeitete Posteingänge aus anderen Mandanten erscheinen im Eingangskorb unter dem Reiter Eingang (die neusten Elemente auch im Reiter Übersicht).

Durch Klicken auf die Weiterleitung wird man auf den Eingangskorb des Sendermandanten weitergeleitet, indem sich im Browser ein neuer Reiter öffnet.

Nach Klick auf die Aktion Akzeptieren bietet Ihnen OneGov GEVER drei Möglichkeiten an, wie Sie die Weiterleitung bearbeiten können:

1. Im Eingangskorb Ihres Mandanten ablegen.
2. Im Eingangskorb Ihres Mandanten ablegen und in einem bestehenden Dossier bearbeiten.
3. Im Eingangskorb Ihres Mandanten ablegen und in einem neuen Dossier bearbeiten.

Unabhängig davon, welche Variante Sie wählen, wird beim Akzeptieren die Weiterleitung in den eigenen Eingangskorb kopiert und gleichzeitig im Eingangskorb des Sendermandanten abgeschlossen.

• Wenn Sie die Weiterleitung ablehnen – weil Ihr Mandant nicht zuständig ist – wird sie beim Sendermandanten im Status offen belassen.

Posteingang durch Sekretariat weiterverarbeiten

Weiterleitung im Eingangskorb ablegen

Wählen Sie …im Eingangskorb von xxx ablegen und klicken Sie Weiter. Die Weiterleitung wird dadurch in den Eingangskorb Ihres Mandanten kopiert und im Eingangskorb des Sendermandanten automatisch abgeschlossen.

Sie haben nun 3 Möglichkeiten zur weiteren Bearbeitung:

1. *Abschliessen*: Weiterleitungen können direkt im Eingangskorb abgeschlossen werden, wenn sie nicht dossierrelevant sind.
2. *Einem Dossier zuweisen:* (empfohlener Weg, siehe unten)
3. *Neu zuweisen*: Sie können die Weiterleitung einem Sachbearbeiter zuweisen, wenn nicht bekannt ist, welchem Dossier ein Posteingang zugeordnet werden soll. Die personalisierte Weiterleitung ist einerseits im Eingangskorb unter dem Reiter Weiterleitungen sichtbar, andererseits beim zuständigen Sachbearbeiter unter Meine Aufgaben.

Weiterleitung im Eingangskorb ablegen und in bestehendem Dossier weiterbearbeiten

Klicken Sie beim Akzeptieren der Weiterleitung auf die Option …im Eingangskorb von Mandant x ablegen und in bestehendem Dossier von Mandant x bearbeiten und klicken Sie Weiter.

Wählen Sie das Zieldossier durch direkte Texteingabe oder klicken Sie auf den Button hinzufügen, um das Dossier aus dem Ordnungssystem auszuwählen.

Nach dem Speichern öffnet sich eine Aufgabenmaske, in der folgende Angaben mutiert oder ergänzt werden müssen:

• Auftraggeber: Wählen Sie einen internen Auftraggeber, da die Weiterleitung nun vom eigenen Mandanten zur Bearbeitung übernommen worden ist.

• Auftragnehmer: Weisen Sie die Aufgabe einem internen Mitarbeitenden zur Bearbeitung zu.

• Termin: Setzen Sie den Termin, bis wann die Aufgabe erledigt sein soll.

  

Mit dem Speichern wird die Aufgabe im Zieldossier abgelegt. Der verantwortliche Mitarbeiter findet die Aufgabe im entsprechenden Dossier und unter dem Hauptreiter Übersicht / Meine Aufgaben.

Mit dem Akzeptieren und Speichern werden die Weiterleitungen sowohl beim Sender als auch beim Empfänger abgeschlossen und in den entsprechenden Jahresordner im Eingangskorb abgelegt.

Weiterleitung im Eingangskorb ablegen und in neuem Dossier weiterbearbeiten

Klicken Sie beim Akzeptieren der Weiterleitung auf die Option …im Eingangskorb von Mandant x ablegen und ein neuem Dossier von Mandant x bearbeiten und klicken Sie Weiter.

Im nächsten Schritt können Sie die Ordnungsposition auswählen, entweder durch direkte Texteingabe oder durch Auswahl der Ordnungsposition mit Hinzufügen. Klicken Sie danach Weiter.

• Nun öffnet sich eine Geschäftsmaske. Standardmässig wird bei einer Weiterleitung der Titel “Eingangskorb” angegeben (da die Weiterleitung dem Eingangskorb zugeordnet ist). Passen Sie den Titel und die übrigen Informationen nach Bedarf an.

Nach dem Speichern öffnet sich eine Aufgabenmaske, in der Sie die entsprechenden Informationen ergänzen bzw. anpassen können (Auftragsart, Auftraggeber, Termin etc.).

Mit dem Speichern wird die Aufgabe im neuen Dossier abgelegt. Der verantwortliche Mitarbeiter findet die Aufgabe im entsprechenden Dossier und unter dem Hauptreiter Übersicht / Meine Aufgaben. Gleichzeitig wird die Weiterleitung beim Sender- und beim Empfängermandanten abgeschlossen und im Eingangskorb unter dem jeweiligen Jahresordner abgelegt.