Periode abschliessen

Damit die Beschluss- und Sitzungsnummern in der laufenden und der neu zu erstellenden Periode korrekt vergeben werden, muss bei allen Sitzungen der laufenden Sitzungsperiode bis Ende Jahr mindestens ein Traktandum abgeschlossen werden (so dass die Beschluss- und Sitzungsnummern ersichtlich sind). Erst danach kann die laufende Periode abgeschlossen werden und erst danach können Traktanden in einer Sitzung der neu zu erstellenden Periode abgeschlossen werden.

Folgendes Vorgehen muss für jedes Gremium durchgeführt werden:

  1. In jeder Sitzung der laufenden Periode mindestens ein Traktandum abschliessen durch Traktandum abschliessen (siehe 1).

  2. Dadurch werden automatisch die Beschlussnummern der Traktanden/Anträge (siehe 2) und die Nummer der Sitzung (siehe 3) korrekt erstellt und bei der Sitzung hinterlegt. Die Sitzung ist dadurch im Status durchgeführt (siehe 4). Die Sitzung kann auch schon durch Sitzung abschliessen abgeschlossen werden, dies ist jedoch nicht zwingend nötig.

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  3. Sobald für alle Sitzungen der laufenden Periode eines Gremiums diese Aktionen durchgeführt wurden, kann die laufende Periode mittels Aktuelle Periode abschliessen abgeschlossen werden, im gleichen Schritt wird auch die neu zu erstellende Periode erstellt.

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  4. Ab diesem Zeitpunkt sollen nur noch Traktanden aus Sitzungen der neuen Periode abgeschlossen werden.

Bemerkung

Wichtig ist, dass keine Traktanden im neuen Jahr abgeschlossen werden, bevor das alte Sitzungsjahr komplett, wie in Schritt 1 bis 3 beschrieben, bearbeitet wurde.