Metadaten pflegen ================= Auf die Dokumenten-Erfassungsmaske gelangen Sie, indem Sie *Hinzufügen→ Dokument* wählen. Die Erfassungsmaske ist in die beiden Reiter *Allgemein* und *Sichtbarkeit* gegliedert; der jeweils aktive Reiter ist grau hinterlegt. Obligatorische Felder sind mit einem roten Quadrat markiert Reiter Allgemein ^^^^^^^^^^^^^^^^ 1. **Titel:** Kerninformationen zum Dokument. Abkürzungen und Codes sollten vermieden werden, damit die Information für Dritte ebenfalls verständlich ist. *Das Titelfeld lässt bei der Eingabe zwei Varianten zu:* - Der Titel wird manuell eingegeben: Die angehängte Datei übernimmt den eingegebenen Titel automatisch. - Es wird kein Titel eingegeben: Der Titel der angehängten Datei wird automatisch ins Titelfeld übertragen. Dateiname und Titel werden immer miteinander synchronisiert, auch bei einer späteren Änderung des Titels. |img-dokumente-1| 2. **Beschreibung:** Erläuterungen, Ergänzungen zum Dokumentinhalt 3. **Schlagwörter:** Zusätzlich zu Titel und Beschreibung können Schlüsselwörter vergeben werden. 4. **Fremdzeichen:** Aktenzeichen des Absenders 5. **Dokumentdatum:** Datum, an dem das Dokument erstellt wurde (nicht zu verwechseln mit dem Datum der Erfassung, das automatisch vergeben wird). 6. **Eingangsdatum:** Datum, an dem das Dokument eingetroffen ist 7. **Ausgangsdatum:** Datum, an dem das Dokument versandt wurde 8. **Dokumenttyp:** Bericht, Antrag, etc. 9. **Autor:** Verfasser des Dokuments (das verwaltungsinterne Benutzerkürzel wird automatisch in “Name, Vorname” aufgelöst) 10. **Datei:** Mit Klick auf Durchsuchen wird der Explorer geöffnet, und die gewünschte Datei kann hinzugefügt werden. 11. **In Papierform aufbewahrt:** Gibt an, dass das Dokument in Papierform aufbewahrt wird. Pro Mandant kann eingestellt werden, ob der Standardwert "in Papierform aufbewahrt" gesetzt werden soll oder nicht. 12. **Verwandte Dokumente:** Mit diesem Feld kann auf verwandte Dokumente verwiesen werden. - Kennt man den Dokumenttitel oder Bestandteile davon, wird der Text direkt ins Feld eingegeben. Darauf erscheint die in Frage kommende Liste, aus der das gewünschte Dokument ausgewählt werden kann. |img-dokumente-2| - Kennt man den Dokumenttitel nicht, klickt man auf Hinzufügen und navigiert durch das Ordnungssystem. |img-dokumente-3| Reiter Sichtbarkeit ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ Bei den Feldern *Klassifikation*, *Datenschutzstufe* und *Öffentlichkeitsstatus* werden jene Werte angezeigt, die bereits auf Stufe Dossier bzw. Ordnungsposition hinterlegt sind. Bei Bedarf können die Werte auf Dokumentstufe noch verschärft, aber nicht gelockert werden. Beispiel: Statt "Nicht klassifiziert" kann "Vertraulich" oder "Geheim" gewählt werden. .. |img-dokumente-1| image:: ../img/media/img-dokumente-1.png .. |img-dokumente-2| image:: ../img/media/img-dokumente-2.png .. |img-dokumente-3| image:: ../img/media/img-dokumente-3.png